Kategorien mit anpassbaren Datenfeldern

Kategorien ermöglichen Ihnen die Inventarisierung sehr verschiedenartiger Objekte unter einer Oberfläche. Die für eine Kategorie jeweils verwendeten Datenfelder lassen sich leicht anpassen:

• Verwenden Sie die in Ihrem Betrieb gängigen Bezeichnungen.

• Definieren Sie neue Datenfelder.

• Blenden Sie Datenfelder aus, die nicht relevant sind.

• Ändern Sie die Reihenfolge, in der die Datenfelder angezeigt werden.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in den Abschnitten Datenfelder anpassen [21] und Kategorien [22] der Benutzeranleitung [23].

Freier Text, Grafiken und Verweise

Neben den Feldern für strukturierte Daten bietet das Programm für die Inventarisierung der Objekte, aber auch für Standorte, Kontakte und Vorgänge, ein in der Größe variables Notizfeld. Hier können Sie freien Text, Grafiken und Verweise (Hyperlinks) auf Webseiten sowie lokale Ordner und Dateien erfassen.

Notizen können einzeln oder zusammen mit den strukturierten Daten in einer HTML-Datei ausgegeben werden.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Kapitel Notizen [10] der Benutzeranleitung [23].

Standorte, Kontakte und Vorgänge

Zu jedem Gegenstand können Sie beliebig viele Standorte, Kontakte und Vorgänge erfassen. Jedem Kontakt können frei definierbare Rollen zugewiesen werden, etwa Lieferant, Kundendienst oder Versicherer. Dies ermöglicht die Erfassung aller zuständigen Firmen und Personen für jedes einzelne Objekt.

Das Programm verwendet zur Vermeidung redundanter Daten eine relationale Datenbank. Wenn Sie zum Beispiel die Telefonnummer für einen Kontakt ändern, wird die geänderte Nummer sofort bei allen infrage kommenden Objekten berücksichtigt.

Über die Bestandsaufnahme bei der Inventarisierung hinaus können Sie für Standorte und Kontakte eines Objekts auch eine Historie anlegen oder zukünftige Vorgänge planen.

Nach der Inventarisierung lässt sich mit der ghsw.info Inventarverwaltung herausfinden, wo sich ein Objekt befindet, wer wofür zuständig und was im Einzelnen vorgefallen oder geplant ist.

In die umgekehrte Richtung hilft die Filterfunktion [1] der Software zum Beispiel bei der Prüfung von Ausstattungen [4] für bestimmte Standorte, der Vergabe von Aufträgen an bestimmte Firmen oder der Überwachung von Objekten [2] auf eingetretene Ereignisse.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in den Kapiteln Vorgänge [24], Kontakte [25] und Standorte [26] der Benutzeranleitung [23].

Schneller Zugriff über die Sofortsuche

• Das Feld zur Eingabe der Inventarnummer ist leicht erreichbar auf der Symbolleiste im Hauptfenster.

• Nach Eingabe der Nummer wird das gefundene Objekt eingestellt.

• Nach Eingabe eines Wortes wird über alle Textfelder eines Inventarobjekts gesucht und es werden nur noch die gefundenen Objekte angezeigt.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Abschnitt Inventarobjekt über Nummer suchen [30] der Benutzeranleitung [23].

Erweiterte Suche nach mehreren Kriterien

• Sie können mehrere Kriterien vorgeben, um nach Objekten zu suchen.

• Auch Suchen in den freien Texten (Notizen) zu den Objekten ist möglich.

• Es werden die von Ihnen definierten Kategorien und Feldbezeichnungen verwendet.

• Navigieren Sie innerhalb einer Trefferliste, wenn mehrere Objekte gefunden worden sind. Die zugehörigen Daten zu einem markierten Eintrag werden Ihnen dann im Hauptfenster angezeigt.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Abschnitt Erweiterte Suche [13] der Benutzeranleitung [23].

Filter für inventarisierte Objekte

• Lassen Sie sich nur noch solche Objekte anzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen - etwa alle Notebooks, die in den letzten 12 Monaten angeschafft worden sind.

• Beziehen Sie auch die Vorgänge, Kontakte, Rollen und Standorte mit ein, inklusive der freien Texte in den Notizfeldern - etwa alle Objekte, die bei einer bestimmten Gesellschaft versichert sind.

• Geben Sie die so gefilterten Daten als Bericht in einer HTML-Datei aus und lassen Sie sich diese mit dem Web-Browser anzeigen.

• Exportieren Sie diese Daten, um sie zum Beispiel mit einem Tabellenkalkulationsprogramm weiter zu verarbeiten.

Ausführliche Informationen erhalten Sie unter Suchfilter [14], Berichte [31] und Inventarobjekte exportieren [15] in der Benutzeranleitung [23].

Die ghsw.info Inventarverwaltung ermöglicht Ihnen die Erfassung beliebig vieler Vorgänge zu einem inventarisierten Objekt. Das können zum Beispiel Geschäftsvorfälle sein, besondere Ereignisse oder Aufgaben.

Jedem Vorgang ist eine Vorgangsart und ein -status zugeordnet. Sie können beide frei definieren und somit an die Erfordernisse Ihrer Organisation anpassen. Das Programm bietet Raum für freien Text, Grafiken und Verweise auf Webseiten sowie lokale Ordner und Dateien. Die Eingabe von Mengen, Kosten und Erlösen ist möglich und die Bildung von Summen in Berichten.

Hier einige Beispiele für die Anwendung dieses Leistungsmerkmals:

• Terminverfolgung: Wartungen, Kontrollen, Eichfristen...

• Organisation von Arbeitsabläufen: Legen Sie zum Beispiel einen Vorgang "Reparatur" an und die Stati "gemeldet", "beauftragt" und "erledigt".

• Dokumentation von Vorfällen: Störungen, Unterbrechungen, Ausfälle...

Über die Filterfunktion können Sie sich Objekte im Inventar anzeigen lassen mit Vorgängen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispiele:

• Geräte, für die ein Reparaturauftrag noch nicht erledigt ist.

• Maschinen, bei denen es in den letzten 12 Monaten Ausfälle gegeben hat.

• Maschinen, für die innerhalb der nächsten 3 Monate ein Wartungstermin ansteht.

• Maschinen, die innerhalb der letzten 12 Monate nicht gewartet worden sind.

Alle infrage kommenden Objekte werden aufgelistet. Die benötigten Daten sind leicht zugänglich und können hier auch gleich aktualisiert werden. Über die Registerkarten können Sie umschalten zwischen allgemeinen Objekteigenschaften, Vorgängen, zuständigen Personen oder Firmen und Standorten. Externe Webseiten, Ordner und Dateien zum Objekt, zum Vorgang sowie zu einem angegebenen Kontakt oder Standort lassen sich hier öffnen.

Die Daten können als Bericht in einer HTML-Datei zur Anzeige in einem Web-Browser ausgegeben werden. Ebenso ist ein Export möglich, um sie zum Beispiel in einem Tabellenkalkulationsprogramm weiter zu vearbeiten.

Ausführliche Informationen erhalten Sie unter Vorgänge [24], Berichte [36], Vorgänge exportieren [37] und Suchfilter [14] in der Benutzeranleitung [23].

Durch die gemeinsame Nutzung werden Ressourcen besser ausgelastet und der damit einhergehende Erfahrungsaustausch kann ihren effizienteren Einsatz zur Folge haben.

Mit der ghsw.info Inventarverwaltung schaffen Sie Transparenz und reduzieren den administrativen Aufwand:

• Es ist schnell zu erkennen, welche Objekte es gibt, wo sie sich befinden und wer sie gerade verwendet. Aber nicht nur die aktuellen Benutzer werden angezeigt, sondern auch die bisherigen (Historie) sowie die Benutzer, die sich ein Objekt reserviert haben.

• Benutzer können sich auch nur bestimmte Objekte anzeigen lassen - etwa solche, die sie sich reserviert haben.

• Zu jedem Objekt können Vorgänge erfasst werden - zum Beispiel besondere Hinweise zur Benutzung oder Berichte über aufgetretene Schäden.

• Ordnen Sie jedem Objekt beliebig viele Personen oder Firmen zu, die einem Benutzer bei auftretenden Problemen weiterhelfen können - etwa Hotline des Herstellers oder Ansprechpartner im Betrieb. Eine mehrfache Datenhaltung wird dabei durch die verwendete relationale Datenbank vermieden. Auch die umgekehrte Suche ist möglich - so kann sich jemand, der als Ansprechpartner angegeben ist, anzeigen lassen, für welche Objekte dies zutrifft.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in den Abschnitten Hauptfenster [42] und Suchfilter [14] sowie den Kapiteln Vorgänge [24], Kontakte [25], Standorte [26] und Mehrbenutzer-Betrieb [43] der Benutzeranleitung [23].

Mit der ghsw.info Inventarverwaltung können Sie sich Objekte für einen Benutzer oder einen Standort anzeigen lassen. Das hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie:

• Was ist überflüssig oder fände woanders bessere Verwendung?

• Was ist veraltet oder nicht mehr voll einsatzfähig und sollte ersetzt werden?

• Welche Ausstattungen sind nicht komplett?

Sie können Erhaltungszustände für ein Objekt festlegen sowie beliebig viele Vorgänge mit frei definierbaren Vorgangsarten und -status. So sehen Sie etwa, ob es für eine Maschine Reparaturen oder Ausfälle gegeben hat.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in den Abschnitten Hauptfenster [42], optionale Nachschlagefelder [45], Inventarobjekte filtern [14] sowie den Kapiteln Vorgänge [24], Kontakte [25] und Standorte [26] der Benutzeranleitung [23].