Weitere Stammdaten

Definition. Stammdaten sind solche Daten, die von anderen unabhängig und in der Regel über einen längeren Zeitraum gültig sind. Neben den Stammdaten zu den Kontakten und Standorten sind dies:

Stammdaten nach Erstinstallation. Dort, wo eine Eingabe erforderlich ist, werden bei der Erstinstallation der Inventarverwaltung bereits einige Daten angelegt. Sie lassen sich wieder löschen, wenn sie nicht benötigt werden.

Einheitliche Tabelle. Für alle oben aufgeführten Stammdaten gibt es zwei Felder: Name und Beschreibung. Die Tabelle hierfür erhalten Sie im Dialogfeld Stammdaten verwalten auf der Registerkarte Verschiedene.

Abbildung: Verwaltung der Stammdaten über Vorgangsstatus auf der Registerkarte "Verschiedene"

Aufruf. So erhalten Sie die Tabelle mit den Stammdaten:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Stammdaten verwalten in der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl EXTRAS | STAMMDATEN VERWALTEN im Menü auf.

• Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Verschiedene aus.

• Öffnen Sie die DropDown-Liste Filter und wählen Sie dort die Tabelle für die gewünschten Stammdaten aus.

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Hinzufügen. Mit den Tasten Strg + N oder durch Klicken auf die Schaltfläche    rechts oben fügen Sie einen neuen Stammdaten-Eintrag in der Tabelle hinzu. Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.

Löschen. Mit den Tasten Strg + Entf oder durch Klicken auf die Schaltfläche    rechts oben löschen Sie einen Stammdaten-Eintrag in der Tabelle. Zur Sicherheit wird dieser zuerst zum Löschen markiert. Wie bei allen Stammdaten, lässt sich ein Eintrag nur dann löschen, wenn er woanders nirgendwo mehr verwendet wird und wenn sich das Hauptfenster nicht im Einfügemodus befindet. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.

Referenzielle Integrität. Ein Stammdaten-Eintrag lässt sich nur dann löschen, wenn er nirgendwo mehr verwendet wird. Gegebenenfalls filtern Sie die Inventarobjekte nach diesem Eintrag und weisen Sie dort einen anderen Stammdaten-Eintrag zu oder markieren Sie die betreffenden Daten zum Löschen. Rufen Sie dann nach dem Löschmarkieren den Befehl im Menü auf.

Deaktivieren. Um einen Stammdaten-Eintrag zu deaktivieren, markieren Sie diesen, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen DEAKTIVIERUNG. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.

Name. Der mit einem * gekennzeichnete Name ist ein Pflichtfeld und muss für jeden Stammdaten-Eintrag eingegeben werden. Er muss eindeutig sein, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Um den Namen zu ändern, klicken Sie mit der Maus auf das Feld. Beachten Sie, dass bei der Änderung des Namens die bestehenden Zuordnungen erhalten bleiben. Ändern Sie also einen Namen nur dann, wenn der neue Name treffender ist als der alte oder wenn Sie sicher sind, dass dieses Stammdatum nirgendwo verwendet wird.

Beschreibung. Zusätzlich zum Namen ist die Eingabe einer kurzen Beschreibung möglich. Bei der Auswahl zwischen Stammdaten während der Neueingabe oder Änderung wird diese Beschreibung mit angezeigt.

Bearbeitungsmodus. Um einen Stammdaten-Eintrag hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um einen Stammdaten-Eintrag hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden normalerweise nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern erst dann, wenn Sie einen anderen Eintrag in der Tabelle einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Dies geschieht automatisch. Wollen Sie unabhängig davon sofort speichern, dann drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol    für Speichern. Das Dialogfeld Stammdaten verwalten muss dabei aktiviert sein.

Daten aktualisieren. Nach der Neueingabe oder Änderung eines Stammdaten-Eintrags ist es eventuell erforderlich, die Daten im Hauptfenster zu aktualisieren. Am einfachsten erreichen Sie dies durch Drücken der Taste F5 bei aktiviertem Hauptfenster.

Suchen. Um nach einem Stammdaten-Eintrag zu suchen, drücken Sie die Tasten Strg + F oder klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche mit dem Symbol   . Das Dialogfeld Stammdaten verwalten muss dabei aktiviert sein.

Online-Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie Taste F1 oder klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche mit dem Symbol   . Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.

Weitere Informationen zum Umgang mit Tabellen erhalten Sie im Kapitel Tabellen.

Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem solchen Stammdaten-Eintrag mit den Bezeichnungen auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen und maximal zulässigen Zeichen.