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Definition. Ein Vorgang bezeichnet ein Geschehen im Zusammenhang mit einem bestimmten Inventarobjekt. Ihm ist immer eine Vorgangsart zugeordnet, zum Beispiel Wartung, Reparatur oder Ausfall.
Anzahl. Ein Inventarobjekt darf beliebig viele Vorgänge haben.
Wann ist ein Vorgang sinnvoll? Vielleicht reicht es schon aus, nur den Status eines Inventarobjekts zu ändern. Fallen jedoch darüber hinaus noch Daten an, ist ein eigener Vorgang sinnvoll. Beispiele:
Ist er noch offen oder abgeschlossen?
Ist dafür freier Text, ein Verweis oder eine Grafik in einer Notiz erforderlich?
Entstehen Kosten oder Erlöse oder ist etwas zu zählen und soll dies später in einem Bericht oder in einer Tabellenkalkulation ausgegeben werden?
Sollen einzelne Vorgänge dokumentiert oder geplant werden?
Wenn es nur darum geht, wer mit dem Inventarobjekt etwas zu tun hat oder wo es sich befindet, dann legen Sie besser einen Kontakt oder Standort an. Bei einem Kontakt können Sie eine Rolle mit angeben (zum Beispiel Mieter).
Aufruf. Markieren Sie im Hauptfenster links in der Übersicht ein Inventarobjekt. Wenn nicht bereits angezeigt, klicken Sie dann rechts auf den Reiter für die Registerkarte Vorgänge.
Aufteilung. Sie erhalten oben eine Tabelle mit den einzelnen Vorgängen, unten wird eine Notiz zum oben markierten Vorgang angezeigt.
Neuer Vorgang. Zum Hinzufügen eines neuen Vorgangs haben Sie folgende Alternativen:
Rufen Sie den Befehl im Menü auf. Dies funktioniert auch dann, wenn Sie gerade eine andere Registerkarte angezeigt erhalten.
Wenn Ihnen die Registerkarte Vorgänge gerade angezeigt wird, haben Sie auch folgende Möglichkeiten:
Die Tasten Strg + N oder
Klicken Sie auf 
für Neuer Eintrag auf der Symbolleiste.
Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.
Vorgang löschen. Um einen Vorgang zu löschen, markieren Sie diesen und drücken die Tasten Strg + Entf oder klicken auf 
für Löschmarkierung auf der Symbolleiste. Der Vorgang wird dadurch erst einmal zum Löschen markiert. Weitere Informationen zur Löschmarkierung erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.
Vorgang deaktivieren. Um einen Vorgang zu deaktivieren, markieren Sie diesen, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Deaktivierung. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.
Bearbeitungsmodus. Um einen Vorgang hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichneten Spalten beinhalten Pflichtfelder. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die anderen Felder dagegen dürfen auch leer gelassen werden.
Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet bei der Neueingabe eines Vorgangs keine Anwendung.
Nummer. Jeder Vorgang muss eine Nummer haben. Sie darf nachträglich noch geändert werden, aber sie muss dann für alle Vorgänge innerhalb der Inventarverwaltung eindeutig sein. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie können den Nummernkreis vorgeben und ob bei der Neueingabe automatisch eine Vorgangsnummer vergeben werden soll. Näheres hierzu erfahren Sie unter Einstellungen für die Neueingabe.
Datum des Vorgangs. Dauert der Vorgang über mehrere Tage, dann wird hier der Tag angegeben, an dem er begonnen hat. Falls die Dauer von Bedeutung ist, vermerken Sie dies wie im Absatz zur Vorgangsart beschrieben und geben Sie diese unter Anzahl ein.
Vorgangsart. Wählen Sie hier die Vorgangsart aus. Einige werden bei der Erstinstallation der Inventarverwaltung bereits eingetragen: Ablesung [Stück], Auf-/Nachfüllen, Ausfall [Tage], Vermietung [€, Tage], Wartung [€], Reparatur [€] und Upgrade [€]. Das sind Vorschläge, die Sie löschen und durch Ihre eigenen Vorgangsarten ersetzen können. Unter Weitere Stammdaten wird beschrieben, wie Sie Ihre eigenen Vorgangsarten definieren. Es empfiehlt sich, hinter der Bezeichnung für die Vorgangsart in Klammern die Mengeneinheit(en) für Kosten und Erlöse und/oder Anzahl mit anzugeben.
Beschreibung. Hier können Sie einen kurzen Text zum Vorgang eingeben.
Status. In diesem Nachschlagefeld können Sie den aktuellen Status für den Vorgang eintragen. Die folgenden Status sind vorgegeben, lassen sich aber ändern (siehe Weitere Stammdaten):
| Name | Beschreibung |
| Abgeschlossen | Vorgang ist beendet bzw. Bearbeitung ist abgeschlossen. |
| Geplant | Vorgang hat noch nicht begonnen. |
| Läuft | Vorgang dauert an bzw. wird gerade bearbeitet. |
| Warten | Jemand anders ist am Zug, erst danach weitere Bearbeitung möglich. |
| Zurückgestellt | Bis auf Weiteres keine Bearbeitung möglich oder gewünscht. |
Die Status sind auch nützlich beim Filtern von Inventarobjekten – etwa um Objekte anzuzeigen, zu denen es noch laufende Vorgänge gibt.
Kosten, Erlöse, Anzahl. Geben Sie hier Kosten und/oder Erlöse ein, die mit dem Vorgang entstanden sind bzw. voraussichtlich entstehen werden. Ebenso ist die Eingabe einer Anzahl möglich. Was das ist, hängt von der Vorgangsart ab. In Berichten lassen sich dann für diese Spalten Summen bilden.
Notiz. Zu jedem Vorgang ist eine Notiz möglich. Neben freiem Text und Grafiken können Sie hier auch E-Mail-Adressen und Verweise auf Webseiten oder lokale Dateien eingeben.
Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem Vorgang mit den Bezeichnungen auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen und maximal zulässigen Zeichen.
| Bezeichung | Interner Feldname | Datentyp | Max. Zeichen | Anmerkungen |
| Nummer | Extern_Id | Zeichen | 12 | Pflichtfeld |
| Beschreibung | Description | Zeichen | 255 | Pflichtfeld |
| Datum | Event_Date | Datum | 10 | Pflichtfeld |
| Kosten | Costs | Währung | 8 | |
| Erlöse | Proceeds | Währung | 8 | |
| Anzahl | Number_Of | Zahl mit NK-Stellen | 8 | Immer mit 3 NK-Stellen. |
Zweck. Die exportierten Daten zu den Vorgängen können in anderen Programmen, welche das Ausgabeformat unterstützen, weiterverarbeitet werden.
Ausgabedatei. Die exportierten Daten werden in einer Datei mit der Erweiterung .csv im CSV-Format⭧ gespeichert. Das Feldtrennzeichen ist ein Semikolon und die Kodierung erfolgt nach ANSI-Norm. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Microsoft Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Google Docs) unterstützen dieses Format. Zahlen werden auf maximal 6 Nachkommastellen gerundet ausgegeben. Als Dezimaltrennzeichen wird das unter Windows Region und Sprache vorgegebene verwendet; Änderungen dort werden erst nach einem Neustart der Inventarverwaltung wirksam.
Anzahl Vorgänge. Es werden alle Vorgänge aller Inventarobjekte berücksichtigt mit folgenden Ausnahmen:
Wenn die Inventarobjekte gefiltert angezeigt werden, dann werden nur die Vorgänge solcher Inventarobjekte berücksichtigt, die auch die Filterbedingung erfüllen.
Sie haben vorgegeben, dass nur Vorgänge einer bestimmten Vorgangsart exportiert werden sollen oder Vorgänge innerhalb eines Zeitraums. Bei einem bereits gesetzten Filter werden die Auswahlkriterien dadurch verschärft.
Löschmarkierte Einträge werden nie berücksichtigt.
Deaktivierte Einträge werden nur berücksichtigt, wenn sie auch angezeigt werden (Vorgabe im Menü Ansicht > Deaktivierte Einträge anzeigen).
Dialogfeld. Über das Menü Datei > Exportieren erhalten Sie das Dialogfeld Einträge exportieren und hier zunächst die Vorgaben zum Exportieren von Inventarobjekten. Klappen Sie das erste Dropdown-Listenfeld auf und wechseln Sie auf Vorgänge.
Dann werden die Vorgaben zum Exportieren von Vorgängen angezeigt:
Vorgangsart. Sie können Daten zu allen Vorgangsarten exportieren oder nur solche einer bestimmten Vorgangsart.
Zeitraum. Das Vorgangsdatum ist ein Pflichtfeld und ist deshalb zu jedem Vorgang erfasst worden. Um nur Vorgänge innerhalb eines Zeitraums zu exportieren, klappen Sie das Dropdown-Listenfeld Zeitraum auf und wählen Sie Datum. Sie können dann in den Feldern rechts davon den ersten und den letzten Tag dieses Zeitraums eingeben. Wenn Sie in einem der Kontrollkästchen das Häkchen entfernen, dann wird dieses Datum bei der Eingrenzung nicht berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie vorgeben, dass alle Vorgänge ab oder bis zu einem Datum berücksichtigt werden sollen.
Beachten Sie, dass ein Feld auch als Datum definiert sein muss (mit Tag, Monat und Jahr), um in diesem Dropdown-Listenfeld zu erscheinen. Wenn z.B. für das Erscheinungsjahr eines Buches lediglich eine Zahl vorgesehen ist, dann können Sie den Zeitraum hier nicht vorgeben. Filtern Sie zu diesem Zweck die Inventarobjekte zuerst nach dem Erscheinungsjahr und lassen Sie dann hier den Zeitraum offen.
Datei. Der Name der Datei, welche die zu exportierenden Daten enthalten soll. Es wird bereits ein Name vorgegeben, bestehend aus dem Wort Export, dem aktuellen Datum und der Uhrzeit sowie der Erweiterung csv. Sie können ihn abändern. Wenn Sie aber eine andere Erweiterung als csv vorgeben, wird die Datei von dem Programm, mit dem Daten importiert werden sollen, evtl. nicht richtig eingelesen.
Wenn Sie die Schaltfläche Durchsuchen anklicken, wird das Dialogfeld Speichern unter von Windows geöffnet. Damit können Sie den vorgegebenen Ordner ändern oder eine bestehende Datei auswählen, die überschrieben werden soll.
Eigenschaften. Mittels der Kontrollkästchen auf der linken Seite geben Sie vor, welche Daten zu einem Vorgang exportiert werden sollen. Standardmäßig sind alle Kontrollkästchen markiert bis auf das letzte zur Ausgabe der Notiz.
Exportieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um den Export zu starten. Sie erhalten eine Fortschrittsanzeige, die auch den Abbruch eines laufenden Exports ermöglicht.
Import als Tabelle. Um die erzeugte CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu importieren, reicht es bei einem installierten Microsoft-Office Paket normalerweise aus, diese einfach im Windows-Explorer anzuklicken, um sie mit Microsoft Excel zu öffnen.
Ist der Dateityp mit OpenOffice oder LibreOffice verknüpft, erhalten Sie ein Dialogfeld:
Die Vorgaben sind in Ordnung; klicken Sie auf OK, um sie zu übernehmen.