Daten zu Vorgängen exportieren

Zweck. Die exportierten Daten zu den Vorgängen können in anderen Programmen, welche das Ausgabeformat unterstützen, weiterverarbeitet werden.

Ausgabedatei. Die exportierten Daten werden in einer Datei mit der Erweiterung .csv im CSV-Format gespeichert. Das Feldtrennzeichen ist ein Semikolon und die Kodierung erfolgt nach ANSI-Norm. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Microsoft Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Google Docs) unterstützen dieses Format. Zahlen werden auf maximal 6 Nachkommastellen gerundet ausgegeben. Als Dezimaltrennzeichen wird das unter Windows "Region und Sprache" vorgegebene verwendet; Änderungen dort werden erst nach einem Neustart der Inventarverwaltung wirksam.

Anzahl Vorgänge. Es werden alle Vorgänge aller Inventarobjekte berücksichtigt mit folgenden Ausnahmen:

• Wenn die Inventarobjekte gefiltert angezeigt werden, dann werden nur die Vorgänge solcher Inventarobjekte berücksichtigt, die auch die Filterbedingung erfüllen.

• Sie haben vorgegeben, dass nur Vorgänge einer bestimmten Vorgangsart exportiert werden sollen oder Vorgänge innerhalb eines Zeitraums. Bei einem bereits gesetzten Filter werden die Auswahlkriterien dadurch verschärft.

• Löschmarkierte Einträge werden nie berücksichtigt.

• Deaktivierte Einträge werden nur berücksichtigt, wenn sie auch angezeigt werden (Vorgabe im Menü ).

Dialogfeld. Über das Menü DATEI | EXPORTIEREN erhalten Sie das Dialogfeld Einträge exportieren und hier zunächst die Vorgaben zum Exportieren von Inventarobjekten. Klappen Sie das erste Dropdown-Listenfeld auf und wechseln Sie auf Vorgänge.

Abbildung: Umschalten auf Exportieren von Vorgängen

Dann werden die Vorgaben zum Exportieren von Vorgängen angezeigt:

Abbildung: Dialogfeld für den Export von Daten zu Vorgängen

Vorgangsart. Sie können Daten zu allen Vorgangsarten exportieren oder nur solche einer bestimmten Vorgangsart.

Zeitraum. Das Vorgangsdatum ist ein Pflichtfeld und ist deshalb zu jedem Vorgang erfasst worden. Um nur Vorgänge innerhalb eines Zeitraums zu exportieren, klappen Sie das Dropdown-Listenfeld Zeitraum auf und wählen Sie Datum. Sie können dann in den Feldern rechts davon den ersten und den letzten Tag dieses Zeitraums eingeben. Wenn Sie in einem der Kontrollkästchen das Häkchen entfernen, dann wird dieses Datum bei der Eingrenzung nicht berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie vorgeben, dass alle Vorgänge ab oder bis zu einem Datum berücksichtigt werden sollen.

Beachten Sie, dass ein Feld auch als Datum definiert sein muss (mit Tag, Monat und Jahr), um in diesem Dropdown-Listenfeld zu erscheinen. Wenn z.B. für das Erscheinungsjahr eines Buches lediglich eine Zahl vorgesehen ist, dann können Sie den Zeitraum hier nicht vorgeben. Filtern Sie zu diesem Zweck die Inventarobjekte zuerst nach dem Erscheinungsjahr und lassen Sie dann hier den Zeitraum offen.

Datei. Der Name der Datei, welche die zu exportierenden Daten enthalten soll. Es wird bereits ein Name vorgegeben, bestehend aus dem Wort Export, dem aktuellen Datum und der Uhrzeit sowie der Erweiterung csv. Sie können ihn abändern. Wenn Sie aber eine andere Erweiterung als csv vorgeben, wird die Datei von dem Programm, mit dem Daten importiert werden sollen, evtl. nicht richtig eingelesen.

Wenn Sie die Schaltfläche Durchsuchen anklicken, wird das Dialogfeld Speichern unter von Windows geöffnet. Damit können Sie den vorgegebenen Ordner ändern oder eine bestehende Datei auswählen, die überschrieben werden soll.

Eigenschaften. Mittels der Kontrollkästchen auf der linken Seite geben Sie vor, welche Daten zu einem Vorgang exportiert werden sollen. Standardmäßig sind alle Kontrollkästchen markiert bis auf das letzte zur Ausgabe der Notiz.

Exportieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um den Export zu starten. Sie erhalten eine Fortschrittsanzeige, die auch den Abbruch eines laufenden Exports ermöglicht.

Import als Tabelle. Um die erzeugte CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu importieren, reicht es bei einem installierten Microsoft-Office Paket normalerweise aus, diese einfach im Windows-Explorer anzuklicken, um sie mit Microsoft Excel zu öffnen.

Ist der Dateityp mit OpenOffice oder LibreOffice verknüpft, erhalten Sie ein Dialogfeld:

Abbildung: Importieren der CSV-Datei mit LibreOffice

Die Vorgaben sind in Ordnung; klicken Sie auf OK, um sie zu übernehmen.

In Google Docs erstellen Sie zuerst eine leere Tabelle und wählen dann DATEI | IMPORTIEREN. Im daraufhin erscheinenden Dialogfeld laden Sie die von der Inventarverwaltung erzeugte CSV-Datei hoch, danach erhalten Sie ein erweitertes Dialogfeld. Bevor Sie auf die Schaltfläche Importieren klicken, geben Sie links unten als benutzerdefiniertes Trennzeichen das Semikolon vor.

Abbildung: Importieren der CSV-Datei mit Google Docs