Stammdaten zu einem Standort

Eigenschaften der Stammdaten. Um einem Inventarobjekt einen Standort zuzuordnen, müssen Sie diesen zuerst einmal anlegen. Diese Daten werden Stammdaten genannt, weil sie "für sich" bestehen können, das heißt unabhängig davon, ob sie einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Jede Änderung dieser Stammdaten wirkt sich sofort überall da aus, wo sie verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel den freien Text in einer Notiz zu einem Standort ändern, dann wird dieser auch bei jedem Inventarobjekt angezeigt, dem dieser Standort zugeordnet ist. Ausgenommen davon sind die als Datei gespeicherten Berichte , die Sie mit der Inventarverwaltung erstellt haben.

Aufruf. So öffnen Sie das Fenster mit der Registerkarte zum Verwalten der Stammdaten für einen Standort:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Stammdaten verwalten in der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl EXTRAS | STAMMDATEN VERWALTEN im Menü auf.

• Falls nicht bereits aktiviert, wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Standorte aus.

Hier die Registerkarte mit Beispieldaten:

Abbildung: Registerkarte zum Verwalten von Standort-Stammdaten

Aufteilung. Oben wird eine Tabelle mit den einzelnen Standorten, darunter eine Notiz zum oben markierten Standort angezeigt.

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Das Dialogfeld bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Inventarobjekte anzeigen. Lassen Sie sich nur die Inventarobjekte anzeigen, denen ein bestimmter Standort zugewiesen ist oder bei denen er fehlt. Mehr erfahren Sie unter Suchfilter.

Neuer Standort. Zum Hinzufügen eines neuen Standorts muss das Dialogfeld Stammdaten verwalten aktiviert sein. Dann haben Sie folgende Alternativen:

• Drücken Sie die Tasten Strg + N oder

• Klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf    für Neuer Eintrag.

Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.

Standort löschen. Um einen Standort zu löschen, markieren Sie diesen und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf    für Löschmarkierung. Wie bei allen Stammdaten, lässt sich ein Standort nur löschen, wenn er woanders nirgendwo mehr verwendet wird und wenn sich das Hauptfenster nicht im Einfügemodus befindet. Weitere Informationen zur Löschmarkierung erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.

Standort deaktivieren. Um einen Standort zu deaktivieren, markieren Sie diesen, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen DEAKTIVIERUNG. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.

Bearbeitungsmodus. Um einen Standort hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichneten Spalten beinhalten Pflichtfelder. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die anderen Felder dagegen dürfen auch leer gelassen werden.

Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet bei der Neueingabe eines Standorts keine Anwendung.

Nummer und Name. Jeder Standort muss eine Nummer und einen Namen haben. Sie dürfen nachträglich geändert werden, müssen aber beide für alle Standorte innerhalb der Inventarverwaltung eindeutig sein. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Für eine Nummer können Sie den Nummernkreis vorgeben und ob bei der Neueingabe automatisch eine Standort-Nummer vergeben werden soll. Näheres hierzu erfahren Sie unter Einstellungen für die Neueingabe.

Notiz. Zu jedem Standort ist eine Notiz möglich. Neben freiem Text sind hier auch Grafiken, E-Mail-Adressen und Verweise auf Webseiten oder lokale Ordner und Dateien möglich. Die Notiz erscheint nicht nur hier, sondern auch bei den Standorten, die einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Zur Vermeidung von Datenkonflikten wird eine objektbezogene Notiz nur noch schreibgeschützt angezeigt, solange das Fenster Stammdaten verwalten geöffnet ist.

Um die Notiz ein- bzw. auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   .

Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden normalerweise nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern erst dann, wenn Sie einen anderen Standort einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Zwischenzeitliches Speichern macht Sinn, wenn Sie für die Erfassung oder Änderung der Daten zu einem Inventarobjekt etwas mehr Zeit brauchen, etwa für einen längeren freien Text in der Notiz. Es hat folgende Vorteile:

• Sie schützen sich vor Datenverlust bei Ausfall des Rechners.

• Wenn die Datenbank von mehreren Personen gleichzeitig benutzt wird, kann niemand anders diese Daten vor Ihnen ändern.

Zum sofortigen Speichern drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol    für Speichern.

Daten aktualisieren. Nach der Neueingabe oder Änderung eines Standorts ist es eventuell erforderlich, die Daten im Hauptfenster zu aktualisieren. Am einfachsten erreichen Sie dies durch Drücken der Taste F5 bei aktiviertem Hauptfenster.

Suchen. Um nach einem Eintrag für einen Standort zu suchen, drücken Sie die Tasten Strg + F oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Die Registerkarte Standorte muss dabei aktiviert sein.

Bericht. Zum Erstellen eines Berichts klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   .

Online-Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie Taste F1 oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.

Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem Standort mit den Bezeichnungen auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen und maximal zulässigen Zeichen.