Stammdaten zu einem Kontakt

Eigenschaften der Stammdaten. Um einem Inventarobjekt einen Kontakt und eine Rolle zuzuordnen, müssen Sie letztere zuerst einmal anlegen. Diese Daten werden Stammdaten genannt, weil sie "für sich" bestehen können, das heißt unabhängig davon, ob sie einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Jede Änderung dieser Stammdaten wirkt sich sofort überall da aus, wo sie verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel die Telefonnummer zu einem Kontakt ändern, dann wird die neue Nummer auch bei jedem Inventarobjekt angezeigt, dem dieser Kontakt zugeordnet ist. Ausgenommen davon sind die als Datei gespeicherten Berichte, die Sie mit der Inventarverwaltung erstellt haben.

Kontakt und Rolle. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten zu einem Kontakt verwalten. Die Verwaltung der Stammdaten zu einer Rolle wird erst im nächsten Abschnitt beschrieben.

Aufruf. So öffnen Sie das Fenster mit der Registerkarte zum Verwalten der Stammdaten für einen Kontakt:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Stammdaten verwalten auf der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl EXTRAS | STAMMDATEN VERWALTEN im Menü auf.

• Falls nicht bereits aktiviert, wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Kontakte aus.

Hier die Registerkarte mit Beispieldaten:

Abbildung: Registerkarte zum Verwalten von Kontakt-Stammdaten

Aufteilung. Oben wird eine Tabelle mit den einzelnen Kontakten, darunter eine Notiz zum oben markierten Kontakt angezeigt.

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um ins Hauptfenster zu wechseln. Das Dialogfeld bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Filter. Sie können die angezeigten Kontakte nach Rollen filtern - lassen Sie sich so zum Beispiel nur die Hersteller von Inventarobjekten anzeigen. Beachten Sie, dass die Person, Gruppe oder Organisation diese Rolle erst dann erhält, nachdem ihr diese für mindestens ein Inventarobjekt zugewiesen worden ist. Umgekehrt kann sie diese Rolle wieder verlieren, wenn es kein Inventarobjekt mehr gibt, für das sie diese Rolle innehat.

Inventarobjekte anzeigen. Lassen Sie sich nur die Inventarobjekte anzeigen, denen ein bestimmter Kontakt zugewiesen ist oder bei denen er fehlt. Mehr erfahren Sie unter Suchfilter.

Neuer Kontakt. Zum Hinzufügen eines neuen Kontakts muss das Dialogfeld Stammdaten verwalten aktiviert sein. Dann haben Sie folgende Alternativen:

• Drücken Sie die Tasten Strg + N oder

• Klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf    für Neuer Eintrag

Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.

Kontakt löschen. Um einen Kontakt zu löschen, markieren Sie diesen und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf    für Löschmarkierung. Wie bei allen Stammdaten, lässt sich ein Kontakt nur dann löschen, wenn er woanders nirgendwo mehr verwendet wird und wenn sich das Hauptfenster nicht im Einfügemodus befindet. Weitere Informationen zur Löschmarkierung erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.

Kontakt deaktivieren. Um einen Kontakt zu deaktivieren, markieren Sie diesen, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen DEAKTIVIERUNG. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.

Bearbeitungsmodus. Um einen Kontakt hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichneten Spalten beinhalten Pflichtfelder. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die anderen Felder dagegen dürfen auch leer gelassen werden.

Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet bei der Neueingabe eines Kontakts keine Anwendung.

Nummer und Name. Jeder Kontakt muss eine Nummer und einen Namen haben. Sie dürfen nachträglich geändert werden, müssen aber beide für alle Kontakte innerhalb der Inventarverwaltung eindeutig sein. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Für eine Nummer können Sie den Nummernkreis vorgeben und ob bei der Neueingabe automatisch eine Kontakt-Nummer vergeben werden soll. Näheres hierzu erfahren Sie unter Einstellungen für die Neueingabe.

Name, Namenszusatz, Tel. Festnetz, Tel. Mobil, Fax. Jedes dieser Felder lässt eine Eingabe von bis zu 50 Zeichen zu.

E-Mail. Sie können hier eine E-Mail-Adresse von bis zu 50 Zeichen eingeben. Wenn in Windows dem URI (Uniform Resource Identifier) "mailto" ein E-Mail-Programm zugeordnet ist, lässt sich dieses hier durch einen Doppelklick mit der angegebenen E-Mail-Adresse als Empfänger aufrufen.

Website. Hier ist die Eingabe eines URL (Uniform Resource Locator) für eine Webseite möglich. Wenn Sie für Ihr System einen Standard-Web-Browser definiert haben, können Sie ihn hier durch Doppelklick mit der angegebenen Adresse öffnen.

Notiz. Zu jedem Kontakt ist eine Notiz möglich. Neben freiem Text sind hier auch Grafiken, E-Mail-Adressen und Verweise auf Webseiten oder lokale Ordner und Dateien möglich. Die Notiz erscheint nicht nur hier, sondern auch bei den Kontakten, die einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Zur Vermeidung von Datenkonflikten wird eine objektbezogene Notiz nur noch schreibgeschützt angezeigt, solange das Dialogfeld Stammdaten verwalten geöffnet ist.

Um die Notiz ein- bzw. auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   .

Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden normalerweise nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern erst dann, wenn Sie einen anderen Kontakt einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Zwischenzeitliches Speichern macht Sinn, wenn Sie für die Erfassung oder Änderung der Daten zu einem Inventarobjekt etwas mehr Zeit brauchen, etwa für einen längeren freien Text in der Notiz. Es hat folgende Vorteile:

• Sie schützen sich vor Datenverlust bei Ausfall des Rechners.

• Wenn die Datenbank von mehreren Personen gleichzeitig benutzt wird, kann niemand anders diese Daten vor Ihnen ändern.

Zum sofortigen Speichern drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol    für Speichern.

Daten aktualisieren. Nach der Neueingabe oder Änderung eines Kontakts ist es eventuell erforderlich, die Daten im Hauptfenster zu aktualisieren. Am einfachsten erreichen Sie dies durch Drücken der Taste F5 bei aktiviertem Hauptfenster.

Suchen. Um nach einem Eintrag für einen Kontakt zu suchen, drücken Sie die Tasten Strg + F oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Die Registerkarte Kontakte muss dabei aktiviert sein.

Bericht. Zum Erstellen eines Berichts klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   .

Online-Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie Taste F1 oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol   . Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.

Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem Kontakt mit den Bezeichnungen auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen und maximal zulässigen Zeichen.