Menü
Aufteilung. Nach dem Starten der Inventarverwaltung erhalten Sie das Hauptfenster, das wie folgt aufgeteilt ist:
Registerkarten. Mit Auswahl einer Registerkarte auf der rechten Seite des Hauptfensters rufen Sie die Eigenschaften, Vorgänge, Kontakte oder Standorte zum markierten Inventarobjekt auf.
Kurztasten. Zum Umschalten zwischen den Fenstern klicken Sie diese mit der Maus an oder verwenden Sie folgende Tasten:
F6 oder Strg + →| aktiviert abwechselnd die Fenster für Objekte-Übersicht, Eigenschaften, Vorgänge, Kontakte und Standorte.
Strg + F6 oder Strg + |← – wie oben, jedoch in umgekehrter Reihenfolge.
Strg + . wechselt innerhalb einer Registerkarte vom oberen Fenster mit der Tabelle in das darunter liegende mit der Notiz.
Strg + T wechselt innerhalb einer Registerkarte vom Notizfenster in das darüber liegende mit der Tabelle.
Fenstergröße ändern. Um das Größenverhältnis zwischen den Fenstern zu ändern, stellen Sie den Mauszeiger über eine der Trennlinien. Der Mauszeiger verändert seine Form. Halten Sie dann die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Trennlinie in die gewünschte Richtung. Sie können auf diese Weise ein Fenster auch ganz ausblenden. Um beispielsweise den größtmöglichen Platz für eine Notiz zu erhalten, ziehen Sie die senkrechte Trennlinie ganz nach links und die waagrechte ganz nach oben.
Dauerhafte Speicherung. Einstellungen zur Größe der Fenster und zur Sortierung der Objekte werden beim Beenden der Inventarverwaltung in der Datenbank gespeichert und nach dem nächsten Starten wiederhergestellt.
Weitere Info. Unter Übersicht über die Inventarobjekte erhalten Sie weitere Informationen zur Auflistung der Objekte. Mehr über die auf der rechten Seite angezeigten Eigenschaften zu einem Inventarobjekt erfahren Sie unter Eigenschaften eines Inventarobjekts.
Verschiedene Modi. Es gibt in der Inventarverwaltung eine Lese- und einen Bearbeitungsmodus. Im Lesemodus können keine Daten verändert werden. Damit lassen sich versehentliche Eingaben vermeiden, wenn die Inventarverwaltung für Auskunftszwecke über längere Zeit läuft.
Umschalten. Um zwischen den beiden Modi umzuschalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Drücken Sie die Tasten Strg + F2 oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
für Bearbeitungsmodus auf der Symbolleiste oder
Wählen Sie Bearbeiten > Bearbeitungsmodus im Menü.
Erkennen des Modus. Daran erkennen Sie, welcher Modus gerade eingestellt ist:
Rechts unten in der Statuszeile erscheint LESEN bzw. BEARB.
Die Schaltfläche für den Bearbeitungsmodus auf der Symbolleiste erscheint „gedrückt“ und es sind allgemein mehr Schaltflächen zugelassen, weil diese nur in diesem Modus sinnvoll sind.
Standard nach Programmstart. In den allgemeinen Programmeinstellungen können Sie vorgeben, in welchem Modus sich die Inventarverwaltung nach dem Starten befindet.
Benutzerberechtigungen. Wenn Sie in der Datenbank nicht die Berechtigung haben, die gerade angezeigten Daten zu ändern, dann werden sie im Lesemodus angezeigt und eine Umschaltung in den Bearbeitungsmodus ist nicht möglich. Fehlt generell die Berechtigung zum Bearbeiten von Daten, dann werden die dafür erforderlichen Menüs und Schaltflächen auf der Symbolleiste nicht angezeigt.
Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern normalerweise erst dann, wenn Sie ein anderes Inventarobjekt einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Wenn Sie für die Erfassung oder Änderung der Daten zu einem Inventarobjekt einige Zeit brauchen – etwa für die Eingabe eines längeren freien Textes im Notizfeld – können Sie auch zwischendurch speichern:
Sie schützen sich damit vor Datenverlust bei Ausfall des Rechners.
Wird die Datenbank von mehreren Personen gleichzeitig benutzt, kann niemand anders diese Daten vor Ihnen ändern.
Vorgehen. Zum sofortigen Speichern der Daten haben Sie folgende Alternativen:
Drücken Sie die Tasten Strg + S oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
für „Speichern“ auf der Symbolleiste oder
Wählen Sie Datei > Speichern im Menü.
Ob Daten zur Speicherung ausstehen, erkennen Sie daran, dass die Schaltfläche aktiv (nicht grau) ist.
Ansicht aktualisieren. Die Daten werden dabei erneut aus der Datenbank gelesen und angezeigt. Das Aktualisieren macht Sinn, wenn
Die Datenbank von mehreren Personen gleichzeitig benutzt wird: Änderungen durch andere Benutzer werden dann sichtbar.
Noch nicht gespeicherte Eingaben verworfen werden sollen. Beantworten Sie in diesem Fall die Frage, ob die geänderten Daten zuvor gespeichert werden sollen, mit Nein.
Die Aktualisierung bezieht sich nur auf bereits angezeigte Daten. Solche, die nach dem Navigieren neu angezeigt werden, sind immer aktuell.
Vorgehen. Zur Aktualisierung der Daten haben Sie folgende Alternativen:
Drücken Sie die Taste F5 oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
der Symbolleiste oder
Wählen Sie Ansicht > Aktualisieren im Menü.
Vor der Aktualisierung der Ansicht werden automatisch zuerst die Daten gespeichert.
Weitere Informationen zum Verhalten der Inventarverwaltung bei gleichzeitigem Zugriff auf Daten durch mehrere Benutzer in einem Netzwerk erhalten Sie unter Verhalten im Mehrbenutzerbetrieb.
Bei den Datenfeldern, die innerhalb der Tabellen angezeigt werden, sind verschiedene Typen zu unterscheiden:
Felder für beliebige Zeichen. Es werden Buchstaben, Sonderzeichen und Ziffern akzeptiert. Ebenso Leerzeichen zwischen diesen; solche am Beginn oder Ende werden automatisch wieder entfernt.
Felder für Zahlen. Es sind nur Ziffern, ein Minuszeichen sowie evtl. ein Komma zulässig. Zahlenfelder werden in der Regel nur verwendet, wenn bei der Anzeige besondere Formatierungen erwünscht sind wie Tausender-Trennzeichen und Nachkommastellen oder wenn damit Berechnungen oder numerische Vergleiche durchgeführt werden sollen.
Felder für Datumsangaben. Beim Aktivieren des Feldes erscheint ein Kalender zur Auswahl eines Tagesdatums.
Ja-/Nein-Felder. Diese werden als Kontrollkästchen dargestellt, die entweder markiert (abgehakt) sind oder nicht.
Nachschlagefelder sind Auswahllisten-⭧ oder Dropdown-Listenfelder⭧, in denen Sie Einträge auswählen können, die anderswo in der Datenbank definiert worden sind, zum Beispiel unter den weiteren Stammdaten. Dort wurden Erhaltungszustände für Inventarobjekte vorgegeben, die dann in der Liste eines Nachschlagefeldes angezeigt werden:
Notizfenster. Zur markierten Zeile innerhalb einer Tabelle sind in vielen Fällen auch ein freier Text, Grafiken und Verweise möglich.
Weitere Informationen zu den Datenfeldern finden Sie unter Datentypen im Kapitel über die Tabellen.
Bedeutung und Anforderungen. Jedes Inventarobjekt hat eine Nummer. Diese muss eindeutig sein: Ein und dieselbe Nummer kann nicht für zwei verschiedene Inventarobjekte vergeben werden. Sie darf aus höchstens 15 Zeichen bestehen. Um auch die Übernahme bereits bestehender Bezeichnungen zu ermöglichen, sind außer Ziffern auch Buchstaben, Sonderzeichen und – außer am Anfang und am Ende – Leerzeichen erlaubt.
Dasselbe gilt für Vorgänge, Kontakte und Standorte.
Aufruf über die Nummer. So rufen Sie ein Inventarobjekt über seine Nummer auf: Aktivieren Sie mit Strg + G oder der Maus das Eingabefeld 
auf der Symbolleiste. Geben Sie die gesuchte Nummer ein und drücken Sie die Eingabetaste ↵ . Wenn ein Inventarobjekt gefunden werden konnte, wird es markiert und die Daten hierzu werden angezeigt. Das Eingabefeld bleibt aktiviert, sodass Sie auch schnell hintereinander nach mehreren Objekten suchen können.
Automatische Vergabe. Die Inventarverwaltung lässt sich so einstellen, dass bei einer Neueingabe die Nummer automatisch vergeben wird. Wenn Sie bereits ein Nummernsystem haben, können Sie diese Automatik aber auch abschalten und die Nummer selbst eintippen oder einscannen. Weitere Information zur Vergabe von laufenden Nummern für eine Neueingabe erhalten Sie im Abschnitt Einstellungen für Neueingabe.
Kein Einfluss auf Relationen in Datenbank. Die Datenbank verwendet intern eigene Bezeichner für die einzelnen Tabelleneinträge. Die von Ihnen vergebene externe Nummer hat also keinen Einfluss auf die Relationen zwischen den Tabellen in der Datenbank. Sie können beispielsweise eine Objektnummer auch hinterher noch abändern, ohne dass dadurch der Bezug zu den Vorgängen dieses Objekts verloren geht.
Warum nicht gleich löschen? Das Löschen von Daten kann weitreichende Folgen haben. Beispielsweise kann ein Inventarobjekt Dutzende von Vorgängen beinhalten, die dann ebenfalls mit gelöscht werden. Deshalb werden in der Inventarverwaltung Daten nicht sofort gelöscht, sondern zuerst zum Löschen markiert. Das funktioniert im Prinzip wie der Papierkorb in Microsoft Windows: Solange Sie ihn nicht geleert haben, können Sie die Dateien darin immer noch wiederherstellen.
Beispiel. In diesem Beispiel ist der ausgewählte Vorgang löschmarkiert:
Erkennung. Dies ist am 
in der ersten Spalte zu erkennen. Bei einem ausgewählten Eintrag außerdem an der „gedrückten“ Schaltfläche auf der Symbolleiste und an der Anzeige von LÖSCH in der Statuszeile.
Keine Bearbeitung möglich. Die Daten zu einem löschmarkierten Eintrag lassen sich, auch im Bearbeitungsmodus, nicht mehr ändern.
Ein-/Ausblenden. Mit dem Befehl Ansicht > Löschmarkierte Einträge anzeigen blenden Sie löschmarkierte Einträge ein bzw. aus. Das Ausblenden erfolgt aber immer erst nach einem Neuanzeigen der Daten, sodass gerade löschmarkierte Einträge immer sichtbar sind. Die Einstellung zur Ansicht der löschmarkierten Einträge wird in der Datenbank abgespeichert und ist auch nach einem Neustart der Inventarverwaltung noch gültig.
Endgültig entfernen. Alle löschmarkierte Einträge werden mit dem Befehl Datei > Endgültig löschen aus der Datenbank entfernt.
Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie zum endgültigen Löschen Administratorrechte für die Datenbank. Andernfalls erscheint der Befehl erst gar nicht im Menü.
Nur zu diesem Zweck einsetzen. Zweck dieser Markierungen ist eine zusätzliche Sicherheit gegen versehentliches Löschen. Sie sollten keinesfalls dazu verwendet werden, Abgänge von Inventarobjekten zu dokumentieren. Benutzen Sie dafür einen Objektstatus und lassen Sie sich die Daten dann gegebenenfalls gefiltert anzeigen.
Weitere Informationen zu Löschmarkierungen finden Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.
Zweck. Die Anzeige und Bearbeitung deaktivierter Einträge kann unterdrückt werden. Dadurch wird die Übersichtlichkeit erhöht und das Risiko von Fehleingaben vermindert.
Warum nicht löschen? Es gibt folgende Gründe, einen Eintrag zu deaktivieren anstatt ihn zu löschen:
Ein Stammdatum ist nicht mehr gültig, aber die Einträge, die sich darauf beziehen, sollen erhalten bleiben. Beispiel: Ein Standort entfällt, aber es soll weiterhin nachvollziehbar sein, wo sich ein Inventarobjekt früher einmal befunden hat.
Ausgemusterte Inventarobjekte sollen nur noch bei Bedarf angezeigt werden.
Die Verwendung eines Eintrags soll nur vorübergehend eingeschränkt werden.
Beispiel. In diesem Beispiel sind das ausgewählte Inventarobjekt sowie die darin enthaltenen Vorgänge deaktiviert:
Erkennung. Dies ist am 
in der ersten Spalte zu erkennen. Außerdem erscheint der Hinweis DEAKT rechts unten in der Statuszeile.
Keine Bearbeitung möglich. Die Daten zu einem deaktivierten Eintrag lassen sich, auch im Bearbeitungsmodus, nicht mehr ändern.
Ein-/Ausblenden. Mit dem Befehl Ansicht > Deaktivierte Einträge anzeigen blenden Sie deaktivierte Einträge ein bzw. aus. Das Ausblenden erfolgt aber immer erst nach einem Neuanzeigen der Daten, sodass gerade deaktivierte Einträge immer sichtbar sind. Die Einstellung zur Ansicht deaktivierter Einträge wird in der Datenbank abgespeichert und ist auch nach einem Neustart der Inventarverwaltung noch gültig.
Unabhängig von dieser Einstellung gilt jedoch:
Bei einer Neueingabe kann auf einen deaktivierten Eintrag nicht mehr Bezug genommen werden. Wenn Sie zum Beispiel eine Abteilung deaktivieren, dann wird diese bei der Erfassung eines neuen Inventarobjekts im Nachschlagefeld nicht mehr aufgelistet. Dagegen wird sie für ein bereits erfasstes Inventarobjekt weiterhin angezeigt und sie erscheint auch im Nachschlagefeld zum Ändern der Abteilung.
Bei den Kontakte-Stammdaten kann nicht nach deaktivierten Rollen gefiltert werden.
Im Dialogfeld zum Anpassen der Felder kann keine deaktivierte Kategorie ausgewählt werden.
Löschmarkierung hat Vorrang. Ein zum Löschen markierter Eintrag kann nicht deaktiviert werden. Umgekehrt jedoch lässt sich ein deaktivierter Eintrag löschmarkieren. Das Symbol wird dann durch ein überlagert. Nach Rücknahme einer Löschmarkierung gilt der Eintrag wieder als deaktiviert.
Verschachtelte Einträge. Wenn ein Eintrag andere beinhaltet, dann werden mit ihm auch diese deaktiviert (ausgenommen löschmarkierte). Wenn Sie zum Beispiel ein Inventarobjekt deaktivieren, das Vorgänge enthält, dann deaktivieren Sie auch die Vorgänge hierzu. Beachten Sie, dass im Hauptfenster in den Tabellen für Kontakte und Standorte nur Zuordnungen zwischen diesen und einem Inventarobjekt angezeigt werden – z.B. wo sich ein Inventarobjekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums befand. Einen Kontakt oder Standort selbst deaktivieren Sie dagegen im Fenster zur Bearbeitung der Stammdaten.
Rücknahme. Die Deaktivierung eines Eintrags kann grundsätzlich auch wieder zurückgenommen werden. Wenn ein deaktivierter Eintrag andere beinhaltet, dann gilt:
Die Deaktivierung für einzelne untergeordnete Einträge kann nicht zurückgenommen werden, denn ein deaktivierter Eintrag kann keine aktiven enthalten.
Untergeordnete Einträge, die schon vorher deaktiviert waren, bleiben deaktiviert. Beispiel: Inventarobjekt I1 hat die Vorgänge V1 und V2. V2 ist bereits deaktiviert. Nach Deaktivierung von I1 wird automatisch auch V1 deaktiviert. Nach Rücknahme der Deaktivierung für I1 wird diese auch für V1 zurückgenommen; die Deaktivierung von V2 bleibt aber bestehen.
Weitere Informationen zur Deaktivierung finden Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.
Aufruf. Es gibt mehrere Möglichkeiten, in der Inventarverwaltung die Online-Hilfe aufzurufen:
Drücken Sie die Taste F1 oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
der Symbolleiste oder
Rufen Sie den Befehl Hilfe > Online-Hilfe im Menü auf oder
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, wenn ein Dialogfeld angezeigt wird.
Anzeige. Es wird der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt – passend zum Fenster, aus dem heraus Sie die Hilfe aufrufen.
Statuszeile. Unabhängig von der Online-Hilfe erhalten Sie auch Hinweise links unten in der Statuszeile, wenn Sie einen Menüpunkt markieren oder den Mauszeiger auf eine Schaltfläche der Symbolleiste stellen.
Quick Tips. Wenn Sie den Mauszeiger etwa eine Sekunde lang auf einem Kontrollfeld stehen lassen, wird ein kurzer Hilfetext dazu eingeblendet. Die Anzeige von Quick Tips lässt sich jedoch in den Allgemeinen Programmeinstellungen unterdrücken.
Vorgehen. Um die Inventarverwaltung zu beenden, rufen Sie den Befehl Datei > Beenden im Menü auf oder klicken Sie einfach auf das x rechts oben im Hauptfenster.
Datenspeicherung. Eventuell noch zu speichernde Daten werden beim Beenden automatisch in die Datenbank geschrieben. Wird dabei ein Eingabefehler festgestellt, dann erhalten Sie, wie sonst beim Speichern auch, eine Fehlermeldung. Sie haben die Möglichkeit, die Inventarverwaltung auch ohne Speichern des fehlerhaften Eintrags zu beenden, müssen dies aber bestätigen.