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Definitionen Kontakt und Rolle. Ein Kontakt ist hier der Bezug zu einer Person, einer Gruppe von Personen oder einer Organisation, die mit einem Inventarobjekt in irgendeiner Weise etwas zu tun hat. Diese Person, Gruppe oder Organisation spielt anderen gegenüber eine Rolle hinsichtlich des Inventarobjekts. Sie kann zum Beispiel Hersteller, Lieferant von Verbrauchsmaterial oder Benutzer sein.
Zusammenspiel. Es gibt Stammdaten zu einen Kontakt. Diese sind unabhängig davon gespeichert, ob sie von irgendeinem Inventarobjekt verwendet werden oder nicht. Weiterhin gibt es Stammdaten zu Rollen – unabhängig davon, ob irgendjemand gerade eine solche Rolle spielt. Durch das Hinzufügen eines Kontakts und einer Rolle zu einem Inventarobjekt erzeugen Sie einen neuen Eintrag in der Datenbank, worin steht: Diese Person, Organisation oder Gruppe hat mit diesem Inventarobjekt in dieser Weise etwas zu tun. Zum Beispiel: Firma ABC ist für Gerät A der Lieferant. Sie können weitere Einträge hinzufügen: Max Mustermann ist der Benutzer, für Wartung ist Firma DEF zuständig. Es kann auch mehrere Kontakte mit gleichen Rollen geben, etwa mehrere Benutzer für ein und dasselbe Inventarobjekt. Um die Verbindung von Kontakt, Inventarobjekt und Rolle wieder zu kappen, wird dieser Eintrag in der Datenbank gelöscht. Es ist aber auch möglich, ein Gültig-Bis-Datum einzutragen und somit eine Historie anzulegen.
Keine Redundanzen. Ein bestimmtes Inventarobjekt, ein bestimmter Kontakt oder eine bestimmte Rolle sind in der Datenbank nur einmal gespeichert. Durch Hinzufügen eines Kontakts zu einem Inventarobjekt werden die Daten nicht kopiert, sondern der damit neu erzeugte Eintrag in der Datenbank erhält nur Referenzen auf die ursprünglichen Daten.
Folgen. Die Zusammenfassung dieser Daten zu einer Einheit, die selbstständig verwaltet werden kann, hat zur Folge:
Keine von vornherein festgelegten Rollen. Kontakte und Rollen haben zunächst einmal nichts miteinander zu tun. Erst wenn Sie einen Kontakt einem Inventarobjekt zuordnen, vergeben Sie eine Rolle. Sie können sich die vergebenen Rollen zu einem Kontakt zwar anzeigen lassen, aber er erhält sie nur durch Verwendung und verliert sie wieder, wenn es keine Verwendung mehr gibt.
Beliebig viele frei definierbare Rollen. Sie können die Rollen definieren, die für Ihr Inventar von Bedeutung sind.
Beliebig viele Rollen zu einem Kontakt. Eine Firma kann zum Beispiel Hersteller und Lieferant sein. Die Daten müssen nicht doppelt angelegt werden und es entstehen dadurch keine Redundanzen.
Pro Inventarobjekt beliebig viele Kontakte zu einer Rolle. Zu einem Inventarobjekt darf es auch mehrere Kontakte für ein und dieselbe Rolle geben. So können etwa für ein bestimmtes Objekt mehrere Lieferanten für Verbrauchsmaterial in Frage kommen. Durch Eingabe eines Gültig-Bis-Datums kann eine Historie angelegt werden.
Eigenschaften der Stammdaten. Um einem Inventarobjekt einen Kontakt und eine Rolle zuzuordnen, müssen Sie letztere zuerst einmal anlegen. Diese Daten werden Stammdaten genannt, weil sie „für sich“ bestehen können, das heißt unabhängig davon, ob sie einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Jede Änderung dieser Stammdaten wirkt sich sofort überall da aus, wo sie verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel die Telefonnummer zu einem Kontakt ändern, dann wird die neue Nummer auch bei jedem Inventarobjekt angezeigt, dem dieser Kontakt zugeordnet ist. Ausgenommen davon sind die als Datei gespeicherten Berichte, die Sie mit der Inventarverwaltung erstellt haben.
Kontakt und Rolle. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten zu einem Kontakt verwalten. Die Verwaltung der Stammdaten zu einer Rolle wird erst im nächsten Abschnitt beschrieben.
Aufruf. So öffnen Sie das Fenster mit der Registerkarte zum Verwalten der Stammdaten für einen Kontakt:
Klicken Sie auf die Schaltfläche 
für Stammdaten verwalten auf der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl Extras > Stammdaten verwalten im Menü auf.
Falls nicht bereits aktiviert, wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Kontakte aus.
Hier die Registerkarte mit Beispieldaten:
Aufteilung. Oben wird eine Tabelle mit den einzelnen Kontakten, darunter eine Notiz zum oben markierten Kontakt angezeigt.
Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.
Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um ins Hauptfenster zu wechseln. Das Dialogfeld bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.
Filter. Sie können die angezeigten Kontakte nach Rollen filtern – lassen Sie sich so zum Beispiel nur die Hersteller von Inventarobjekten anzeigen. Beachten Sie, dass die Person, Gruppe oder Organisation diese Rolle erst dann erhält, nachdem ihr diese für mindestens ein Inventarobjekt zugewiesen worden ist. Umgekehrt kann sie diese Rolle wieder verlieren, wenn es kein Inventarobjekt mehr gibt, für das sie diese Rolle innehat.
Inventarobjekte anzeigen. Lassen Sie sich nur die Inventarobjekte anzeigen, denen ein bestimmter Kontakt zugewiesen ist oder bei denen er fehlt. Mehr erfahren Sie unter Suchfilter.
Neuer Kontakt. Zum Hinzufügen eines neuen Kontakts muss das Dialogfeld Stammdaten verwalten aktiviert sein. Dann haben Sie folgende Alternativen:
Drücken Sie die Tasten Strg + N oder
Klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf 
für Neuer Eintrag.
Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.
Kontakt löschen. Um einen Kontakt zu löschen, markieren Sie diesen und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf 
für Löschmarkierung. Wie bei allen Stammdaten, lässt sich ein Kontakt nur dann löschen, wenn er woanders nirgendwo mehr verwendet wird und wenn sich das Hauptfenster nicht im Einfügemodus befindet. Weitere Informationen zur Löschmarkierung erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.
Kontakt deaktivieren. Um einen Kontakt zu deaktivieren, markieren Sie diesen, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Deaktivierung. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.
Bearbeitungsmodus. Um einen Kontakt hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichneten Spalten beinhalten Pflichtfelder. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die anderen Felder dagegen dürfen auch leer gelassen werden.
Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet bei der Neueingabe eines Kontakts keine Anwendung.
Nummer und Name. Jeder Kontakt muss eine Nummer und einen Namen haben. Sie dürfen nachträglich geändert werden, müssen aber beide für alle Kontakte innerhalb der Inventarverwaltung eindeutig sein. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Für eine Nummer können Sie den Nummernkreis vorgeben und ob bei der Neueingabe automatisch eine Kontakt-Nummer vergeben werden soll. Näheres hierzu erfahren Sie unter Einstellungen für die Neueingabe.
Name, Namenszusatz, Tel. Festnetz, Tel. Mobil, Fax. Jedes dieser Felder lässt eine Eingabe von bis zu 50 Zeichen zu.
E-Mail. Sie können hier eine E-Mail-Adresse von bis zu 50 Zeichen eingeben. Wenn in Windows dem URI (Uniform Resource Identifier) mailto ein E-Mail-Programm zugeordnet ist, lässt sich dieses hier durch einen Doppelklick mit der angegebenen E-Mail-Adresse als Empfänger aufrufen.
Website. Hier ist die Eingabe eines URL (Uniform Resource Locator) für eine Webseite möglich. Wenn Sie für Ihr System einen Standard-Web-Browser definiert haben, können Sie ihn hier durch Doppelklick mit der angegebenen Adresse öffnen.
Notiz. Zu jedem Kontakt ist eine Notiz möglich. Neben freiem Text sind hier auch Grafiken, E-Mail-Adressen und Verweise auf Webseiten oder lokale Ordner und Dateien möglich. Die Notiz erscheint nicht nur hier, sondern auch bei den Kontakten, die einem Inventarobjekt zugeordnet sind. Zur Vermeidung von Datenkonflikten wird eine objektbezogene Notiz nur noch schreibgeschützt angezeigt, solange das Dialogfeld Stammdaten verwalten geöffnet ist.
Um die Notiz ein- bzw. auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol 
.
Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden normalerweise nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern erst dann, wenn Sie einen anderen Kontakt einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Zwischenzeitliches Speichern macht Sinn, wenn Sie für die Erfassung oder Änderung der Daten zu einem Inventarobjekt etwas mehr Zeit brauchen, etwa für einen längeren freien Text in der Notiz. Es hat folgende Vorteile:
Sie schützen sich vor Datenverlust bei Ausfall des Rechners.
Wenn die Datenbank von mehreren Personen gleichzeitig benutzt wird, kann niemand anders diese Daten vor Ihnen ändern.
Zum sofortigen Speichern drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol 
für Speichern.
Daten aktualisieren. Nach der Neueingabe oder Änderung eines Kontakts ist es eventuell erforderlich, die Daten im Hauptfenster zu aktualisieren. Am einfachsten erreichen Sie dies durch Drücken der Taste F5 bei aktiviertem Hauptfenster.
Suchen. Um nach einem Eintrag für einen Kontakt zu suchen, drücken Sie die Tasten Strg + F oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol 
. Die Registerkarte Kontakte muss dabei aktiviert sein.
Bericht. Zum Erstellen eines Berichts klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol 
.
Online-Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie Taste F1 oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol 
. Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.
Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem Kontakt mit den Bezeichnungen auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen und maximal zulässigen Zeichen.
| Bezeichung | Interner Feldname | Datentyp | Max. Zeichen | Anmerkungen |
| Nummer | Extern_Id | Zeichen | 12 | Pflichtfeld |
| Name | Name | Zeichen | 50 | Pflichtfeld |
| Namenszusatz | Name_Addition | Zeichen | 50 | |
| Tel. Festnetz | Phone_Fixed | Zeichen | 50 | |
| Tel. Mobil | Phone_Mobile | Zeichen | 50 | |
| Fax | Fax | Zeichen | 50 | |
| Zeichen | 50 | |||
| Website | Website | Zeichen | 255 |
Eigenschaften der Stammdaten. Um einem Inventarobjekt einen Kontakt und eine Rolle zuzuordnen, müssen Sie letztere zuerst einmal anlegen. Diese Daten werden Stammdaten genannt, weil sie für sich bestehen können, das heißt unabhängig davon, ob sie einem Inventarobjekt Stammdaten sind. Jede Änderung dieser Stammdaten wirkt sich sofort überall da aus, wo diese verwendet werden. Wenn Sie zum Beispiel den Namen zu einer Rolle ändern, dann wird dieser neue Name auch bei jedem Inventarobjekt angezeigt, dem vorher der alte Name zugeordnet war. Ausgenommen davon sind die als Datei gespeicherten Berichte, die Sie mit der Inventarverwaltung erstellt haben.
Kontakt und Rolle. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten zu einer Rolle verwalten. Die Verwaltung der Stammdaten zu einem Kontakt wurde im davorliegenden Abschnitt beschrieben.
Aufruf. So öffnen Sie das Fenster mit der Registerkarte zum Verwalten der Stammdaten für eine Rolle:
Klicken Sie auf die Schaltfläche für Stammdaten verwalten auf der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl Extras > Stammdaten verwalten im Menü auf.
Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Verschiedene aus.
Öffnen Sie die Dropdown-Liste Filter und wählen Sie dort den Eintrag Rollen aus.
Sie erhalten dann alle Rollen angezeigt:
Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank gespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.
Vorgegebene Rollen. Bei der Erstinstallation der Inventarverwaltung werden einige Rollen automatisch eingetragen. Diese lassen sich aber wieder löschen.
Kontakte anzeigen. Auf der Registerkarte Kontakte können Sie die dort aufgelisteten Kontakte so filtern, dass nur noch die angezeigt werden, die zusammen mit einer bestimmten Rolle für mindestens ein Inventarobjekt verwendet werden.
Inventarobjekte anzeigen. Sie haben die Möglichkeit, sich nur noch die Inventarobjekte anzeigen lassen, bei denen eine bestimmte Rolle Verwendung findet oder bei denen sie fehlt. Mehr erfahren Sie unter Suchfilter.
Neue Rolle. Zum Hinzufügen einer neuen Rolle muss das Dialogfeld Stammdaten verwalten aktiviert sein. Sie haben dann folgende Alternativen:
Drücken Sie die Tasten Strg + N oder
Klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf für Neuer Eintrag.
Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.
Rolle löschen. Um eine Rolle zu löschen, markieren Sie diese und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie unter den rechts oben angezeigten Symbolen auf für Löschmarkierung. Wie bei allen Stammdaten, lässt sich eine Rolle nur löschen, wenn sie woanders nirgendwo mehr verwendet wird und wenn sich das Hauptfenster nicht im Einfügemodus befindet. Weitere Informationen zur Löschmarkierung erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.
Rolle deaktivieren. Um eine Rolle zu deaktivieren, markieren Sie diese, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Deaktivierung. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.
Bearbeitungsmodus. Um eine Rolle hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um eine Rolle hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichnete Spalte Name ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Das Feld Beschreibung darf auch leer gelassen werden.
Änderungen. Um einen Namen oder eine Beschreibung zu ändern, klicken Sie mit der Maustaste auf das betreffende Feld. Beachten Sie, dass bei der Änderung eines Namens die bestehenden Zuordnungen erhalten bleiben: In der Inventarverwaltung verwendete Rollen, die vorher mit dem alten Namen bezeichnet worden sind, tragen dann den neuen Namen. Ändern Sie also einen Namen nur dann, wenn der neue Name treffender ist als der alte oder wenn Sie sicher sind, dass diese Rolle noch nirgendwo verwendet wird.
Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Beschreibung beschrieben ist, findet bei der Neueingabe einer Rolle keine Anwendung.
Daten speichern. Neu eingegebene oder geänderte Daten werden normalerweise nicht sofort in die Datenbank geschrieben, sondern erst dann, wenn Sie eine andere Rolle einstellen oder die Inventarverwaltung beenden. Dies geschieht automatisch. Wollen Sie unabhängig davon sofort speichern, dann drücken Sie die Tasten Strg + S oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol . Die Registerkarte Verschiedene muss dabei aktiviert sein.
Daten aktualisieren. Nach der Neueingabe oder der Änderung einer Rolle ist es eventuell erforderlich, die Daten im zu aktualisieren. Am einfachsten erreichen Sie dies durch Drücken der Taste F5 bei aktiviertem Hauptfenster.
Suchen. Um nach einem Eintrag für eine Rolle zu suchen, drücken Sie die Tasten Strg + F oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol . Die Registerkarte muss dabei aktiviert sein.
Online-Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie Taste F1 oder klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben mit dem Symbol . Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.
Zweck. Sie können einem Inventarobjekt einen oder mehrere Kontakte zuordnen und dabei jeweils eine Rolle bestimmen. Beispielsweise ist für ein bestimmtes Notebook die Person Max Mustermann (Kontakt) der Benutzer (Rolle). Das Inventarobjekt selbst sowie die zuzuordnenden Kontakte und Rollen müssen zuvor angelegt worden sein.
Aufruf. Markieren Sie im Hauptfenster in der Übersicht links ein Inventarobjekt. Klicken Sie rechts auf den Reiter für die Registerkarte .
Aufteilung Sie erhalten oben eine Tabelle mit den einzelnen Kontakten und Rollen, die diesem Inventarobjekt zugeordnet sind und unten wird eine Notiz zum markierten Kontakt angezeigt.
Besonderheit für Notiz. Beachten Sie, dass sich die Notiz im unteren Fenster auf den Kontakt als Stammdatum bezieht und nicht auf die Zuordnung zwischen Kontakt und Inventarobjekt. Im obigen Beispiel ist Büro und Technik sowohl Händler als auch für den Kundendienst zuständig. Sie würden also bei beiden Einträgen denselben Text darunter als Notiz angezeigt erhalten. Sie könnten für eine der beiden Rollen oder in irgendeinem anderen Inventarobjekt für diesen Kontakt eine Änderung vornehmen und diese würde sich in allen diesen Fenstern auswirken, denn dahinter steht ein und dieselbe Notiz. Dies gilt natürlich auch für die Notiz, die Sie unter den Stammdaten für den Kontakt bearbeiten können. Deshalb wird zur Vermeidung von Datenkonflikten eine objektbezogene Notiz nur noch schreibgeschützt angezeigt, solange das Fenster Stammdaten verwalten geöffnet ist.
Neuen Kontakt zuordnen. Zum Zuordnen eines neuen Kontakts haben Sie folgende Alternativen:
Rufen Sie den Befehl Einfügen > Kontakt zu einem Objekt im Menü auf oder
Wenn im Hauptfenster die Registerkarte Kontakte angezeigt wird:
Die Tasten Strg + N oder
Klicken Sie auf für Neuer Eintrag auf der Symbolleiste.
Um in einem Feld einen Wert neu einzugeben, klicken Sie mit der Maus darauf. Für Name und Rolle wird jeweils ein Nachschlagefeld geöffnet, das Ihnen die Auswahl zwischen den vorhandenen Stammdaten für Kontakte bzw. Rollen ermöglicht.
Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.
Zuordnung löschen. Um die Zuordnung eines Kontakts und einer Rolle zu einem Inventarobjekt zu löschen, markieren Sie die Zuordnung und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie auf für Löschmarkierung auf der Symbolleiste. Nur die Zuordnung, nicht aber der Kontakt oder die Rolle als Stammdatum sind davon betroffen. Zur Sicherheit wird die Zuordnung zuerst einmal zum Löschen markiert und das eigentliche Löschen erfolgt später. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.
Historie. Soll die ursprüngliche Zuordnung zwecks Dokumentation nicht gelöscht werden, geben Sie ein Gültig-von und ein Gültig-Bis-Datum ein. Einträge mit Gültigkeitszeitraum in der Vergangenheit werden als Historie bezeichnet – hier wegen der erlaubten Mehrfachzuordnungen auch dann, wenn sich Zeiträume überschneiden. Ein Gültigkeitszeitraum muss auch nicht unmittelbar auf den vorhergehenden folgen. Es ist zum Beispiel möglich, dass ein Inventarobjekt eine Zeit lang überhaupt keinen Benutzer gehabt hat.
Zuordnung deaktivieren. Um eine Zuordnung eines Kontakts und einer Rolle zu einem Inventarobjekt zu deaktivieren, markieren Sie diese, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Deaktivierung. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.
Bearbeitungsmodus. Um eine Zuordnung hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.
Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichneten Spalten beinhalten Pflichtfelder. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die anderen Felder dagegen dürfen auch leer gelassen werden.
Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet hier keine Anwendung.
Gültig von. Geben Sie hier ein, von wann ab der Kontakt für dieses Inventarobjekt gültig war, ist oder sein wird.
Gültig bis. Geben Sie hier ein, bis wann der Kontakt für dieses Inventarobjekt war, ist oder sein wird. Ein Gültig-bis– setzt ein Gültig-ab-Datum voraus und dieses darf nicht später sein als jenes. Wenn der so eingegebene Zeitraum in der Vergangenheit liegt, wird er beim Filtern von Inventarobjekten nur noch beachtet, wenn Sie vorgeben, dass die Historie berücksichtigt werden soll.
Mehrfache Zuordnungen. Ein Kontakt darf auch mehrfach einem Inventarobjekt zugeordnet werden. In einem der Beispiele oben hat die Firma Büro und Technik zwei verschiedene Rollen inne: Händler und Kundendienst. Sie können auch Kontakte mit gleichen Rollen mehrfach zuordnen – etwa wenn es mehrere Firmen gibt, die für den Kundendienst in Frage kommen. Die Gültigkeitszeiträume dürfen sich dabei auch überschneiden.
Name oder Rolle ändern. Um einen der Werte zu ändern, klicken Sie mit der Maus darauf. Es wird ein Nachschlagefeld geöffnet, das Ihnen die Auswahl zwischen den Stammdaten für einen Kontakt bzw. einer Rolle ermöglicht. Soll die ursprüngliche Zuordnung jedoch dokumentiert werden, geben Sie stattdessen ein Gültig-von– und ein Gültig-Bis-Datum dazu ein und fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu (siehe Absatz oben zur Historie).
Filter. Unter Suchfilter wird beschrieben, wie Sie sich nur die Inventarobjekte anzeigen lassen, die eine bestimmte Filterbedingung erfüllen. Hier heißt das: Denen ein bestimmter Kontakt zugewiesen ist und/oder eine Rolle oder bei denen eine bestimmte Rolle nicht zugewiesen ist. Hinsichtlich der oben gezeigten Beispiele etwa: Alle Inventarobjekte, mit denen die Firma Büro und Technik überhaupt etwas zu tun hat oder bei denen sie für den Kundendienst zuständig ist. Oder alle Inventarobjekte, für die generell ein Kundendienst eingetragen ist oder für die ein solcher Eintrag fehlt.