Registerkarte für Kontakte zu einem Inventarobjekt

Zweck. Sie können einem Inventarobjekt einen oder mehrere Kontakte zuordnen und dabei jeweils eine Rolle bestimmen. Beispielsweise ist für ein bestimmtes Notebook die Person Max Mustermann (Kontakt) der Benutzer (Rolle). Das Inventarobjekt selbst sowie die zuzuordnenden Kontakte und Rollen müssen zuvor angelegt worden sein.

Aufruf. Markieren Sie im Hauptfenster in der Übersicht links ein Inventarobjekt. Klicken Sie rechts auf den Reiter für die Registerkarte Kontakte.

Abbildung: Registerkarte für Kontakte zu einem Inventarobjekt

Aufteilung Sie erhalten oben eine Tabelle mit den einzelnen Kontakten und Rollen, die diesem Inventarobjekt zugeordnet sind und unten wird eine Notiz zum markierten Kontakt angezeigt.

Besonderheit für Notiz. Beachten Sie, dass sich die Notiz im unteren Fenster auf den Kontakt als Stammdatum bezieht und nicht auf die Zuordnung zwischen Kontakt und Inventarobjekt. Im obigen Beispiel ist Büro und Technik sowohl Händler als auch für den Kundendienst zuständig. Sie würden also bei beiden Einträgen denselben Text darunter als Notiz angezeigt erhalten. Sie könnten für eine der beiden Rollen oder in irgendeinem anderen Inventarobjekt für diesen Kontakt eine Änderung vornehmen und diese würde sich in allen diesen Fenstern auswirken, denn dahinter steht ein und dieselbe Notiz. Dies gilt natürlich auch für die Notiz, die Sie unter den Stammdaten für den Kontakt bearbeiten können. Deshalb wird zur Vermeidung von Datenkonflikten eine objektbezogene Notiz nur noch schreibgeschützt angezeigt, solange das Fenster Stammdaten verwalten geöffnet ist.

Neuen Kontakt zuordnen. Zum Zuordnen eines neuen Kontakts haben Sie folgende Alternativen:

• Rufen Sie den Befehl im Menü auf oder

• Wenn im Hauptfenster die Registerkarte Kontakte angezeigt wird:

• Die Tasten Strg + N oder

• Klicken Sie auf    für Neuer Eintrag auf der Symbolleiste.

Um in einem Feld einen Wert neu einzugeben, klicken Sie mit der Maus darauf. Für Name und Rolle wird jeweils ein Nachschlagefeld geöffnet, das Ihnen die Auswahl zwischen den vorhandenen Stammdaten für Kontakte bzw. Rollen ermöglicht.

Abbildung: Nachschlagefeld zur Neueingabe oder Änderung eines Kontakts zu einem Inventarobjekt

Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen.

Zuordnung löschen. Um die Zuordnung eines Kontakts und einer Rolle zu einem Inventarobjekt zu löschen, markieren Sie die Zuordnung und drücken Sie die Tasten Strg + Entf oder klicken Sie auf    für Löschmarkierung auf der Symbolleiste. Nur die Zuordnung, nicht aber der Kontakt oder die Rolle als Stammdatum sind davon betroffen. Zur Sicherheit wird die Zuordnung zuerst einmal zum Löschen markiert und das eigentliche Löschen erfolgt später. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.

Historie. Soll die ursprüngliche Zuordnung zwecks Dokumentation nicht gelöscht werden, geben Sie ein Gültig-von und ein Gültig-Bis-Datum ein. Einträge mit Gültigkeitszeitraum in der Vergangenheit werden als Historie bezeichnet - hier wegen der erlaubten Mehrfachzuordnungen auch dann, wenn sich Zeiträume überschneiden. Ein Gültigkeitszeitraum muss auch nicht unmittelbar auf den vorhergehenden folgen. Es ist zum Beispiel möglich, dass ein Inventarobjekt eine Zeit lang überhaupt keinen Benutzer gehabt hat.

Zuordnung deaktivieren. Um eine Zuordnung eines Kontakts und einer Rolle zu einem Inventarobjekt zu deaktivieren, markieren Sie diese, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen DEAKTIVIERUNG. Um eine Deaktivierung wieder rückgängig zu machen, verfahren Sie ebenso. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.

Bearbeitungsmodus. Um eine Zuordnung hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Pflichtfelder. Die in der Überschrift mit einem * gekennzeichneten Spalten beinhalten Pflichtfelder. Wenn Sie hier nichts eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die anderen Felder dagegen dürfen auch leer gelassen werden.

Kein Dupliziermodus. Der Dupliziermodus, wie er unter Neues Inventarobjekt hinzufügen beschrieben ist, findet hier keine Anwendung.

Gültig von. Geben Sie hier ein, von wann ab der Kontakt für dieses Inventarobjekt gültig war, ist oder sein wird.

Gültig bis. Geben Sie hier ein, bis wann der Kontakt für dieses Inventarobjekt war, ist oder sein wird. Ein Gültig-bis- setzt ein Gültig-ab-Datum voraus und dieses darf nicht später sein als jenes. Wenn der so eingegebene Zeitraum in der Vergangenheit liegt, wird er beim Filtern von Inventarobjekten nur noch beachtet, wenn Sie vorgeben, dass die Historie berücksichtigt werden soll.

Mehrfache Zuordnungen. Ein Kontakt darf auch mehrfach einem Inventarobjekt zugeordnet werden. In einem der Beispiele oben hat die Firma Büro und Technik zwei verschiedene Rollen inne: Händler und Kundendienst. Sie können auch Kontakte mit gleichen Rollen mehrfach zuordnen - etwa wenn es mehrere Firmen gibt, die für den Kundendienst in Frage kommen. Die Gültigkeitszeiträume dürfen sich dabei auch überschneiden.

Name oder Rolle ändern. Um einen der Werte zu ändern, klicken Sie mit der Maus darauf. Es wird ein Nachschlagefeld geöffnet, das Ihnen die Auswahl zwischen den Stammdaten für einen Kontakt bzw. einer Rolle ermöglicht. Soll die ursprüngliche Zuordnung jedoch dokumentiert werden, geben Sie stattdessen ein Gültig-von und ein Gültig-Bis-Datum dazu ein und fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu (siehe Absatz oben zur Historie). Ab Version 1.1 ist zum Ändern einer Rolle für einen Kontakt eine Bestätigung erforderlich.

Filter. Unter Suchfilter wird beschrieben, wie Sie sich nur die Inventarobjekte anzeigen lassen, die eine bestimmte Filterbedingung erfüllen. Hier heißt das: Denen ein bestimmter Kontakt zugewiesen ist und/oder eine Rolle oder bei denen eine bestimmte Rolle nicht zugewiesen ist. Hinsichtlich der oben gezeigten Beispiele etwa: Alle Inventarobjekte, mit denen die Firma Büro und Technik überhaupt etwas zu tun hat oder bei denen sie für den Kundendienst zuständig ist. Oder alle Inventarobjekte, für die generell ein Kundendienst eingetragen ist oder für die ein solcher Eintrag fehlt.