Kategorien

Definition. In einer Kategorie werden Inventarobjekte mit gleichen oder ähnlichen Eigenschaften zusammengefasst. Kategorien sind zum Beispiel: Mobiltelefone, Notebooks, Werkzeuge, Bücher, Kataloge, Schlüssel, Schulungsmaterial, Möbel, Hardware, Software, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung, Lagerausstattung, Maschinen, Geräte, Anlagen oder Installationen.

Einschränkungen. Die Inventarverwaltung ermöglicht die Zuordnung eines Inventarobjekts zu nur einer einzigen Kategorie. Auch sind keine Hierarchien möglich: Sie können zum Beispiel Geräte nicht als die übergeordnete Kategorie von Notebooks definieren. Entweder das Inventarobjekt ist ein Gerät oder es ist ein Notebook.

Anzahl Kategorien. Die Kategorien definieren Sie selbst und so viele Sie wollen. Bei der Erstinstallation der Inventarverwaltung werden einige Kategorien angelegt, die sich aber wieder löschen lassen.

Felder anpassen. Sie können Eigenschaften für Inventarobjekte, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind, anpassen.

Kategorien verwalten. Um eine neue Kategorie anzulegen oder eine vorhandene zu löschen oder zu ändern:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche    für Stammdaten verwalten auf der Symbolleiste oder rufen Sie den Befehl EXTRAS | STAMMDATEN VERWALTEN im Menü auf.

• Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld Stammdaten verwalten die Registerkarte Verschiedene aus.

• Falls im Dropdown-Listenfeld Filter nicht die Tabelle Kategorien vorgegeben ist, wählen Sie diese dort aus.

Sie erhalten dann alle Kategorien angezeigt.

Abbildung: Tabelle zum Verwalten der Kategorien

Größe ändern. Sie können die Größe des Fensters ändern. Diese wird, ebenso wie die letzte Position am Bildschirm, in der Datenbank abgespeichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.

Wechsel ins Hauptfenster. Sie müssen das Dialogfeld nicht zuerst schließen, um in das Hauptfenster zu wechseln. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch Drücken der Taste Esc oder Klicken auf das x rechts oben schließen oder die Inventarverwaltung beenden.

Hinzufügen. Mit den Tasten Strg + N oder durch Klicken auf die Schaltfläche    rechts oben fügen Sie eine neue Kategorie hinzu. Allgemeine Informationen hierzu erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle hinzufügen. Nach dem Hinzufügen einer Kategorie sollten Sie deren Felder anpassen.

Löschen. Mit den Tasten Strg + Entf oder durch Klicken auf die Schaltfläche    rechts oben löschen Sie die in der Tabelle markierte Kategorie. Zur Sicherheit wird diese zuerst zum Löschen markiert. Weitere Informationen erhalten Sie unter Eintrag in Tabelle löschen.

Referenzielle Integrität. Eine Kategorie lässt sich nur dann zum Löschen markieren, wenn es kein Inventarobjekt mehr gibt, das sie verwendet. Gegebenenfalls filtern Sie die Inventarobjekte nach dieser Kategorie und weisen Sie ihnen andere Kategorien zu oder löschmarkieren Sie diese. Rufen Sie nach dem Löschmarkieren den Befehl im Menü auf.

Felder. Der mit einem * gekennzeichnete Name bezeichnet ein Pflichtfeld und muss für jede Kategorie eingegeben werden. Er muss eindeutig sein, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Optional ist auch noch die Eingabe einer kurzen Beschreibung zu einer Kategorie möglich. Bei der Auswahl der Kategorie während der Neueingabe eines Inventarobjekts wird diese Beschreibung mit angezeigt.

Änderungen. Um einen Namen oder eine Beschreibung zu ändern, klicken Sie mit der Maus auf das betreffende Feld. Beachten Sie, dass bei der Änderung eines Namens die bestehenden Zuordnungen erhalten bleiben. Wenn Sie zum Beispiel Bücher in Handbücher abändern, dann werden auch alle Inventarobjekte der Kategorie Bücher diese neue Bezeichnung erhalten. Ändern Sie also einen Namen nur dann, wenn der neue Name treffender ist als der alte oder wenn Sie sicher sind, dass es noch kein Inventarobjekt für diese Kategorie gibt.

Bearbeitungsmodus. Um eine Kategorie hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um eine Kategorie hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Weitere Informationen über das Dialogfeld Stammdaten verwalten im Allgemeinen erhalten Sie im Kapitel Weitere Stammdaten. Mehr zu Tabellen im Allgemeinen erfahren Sie im Kapitel Tabellen.