Daten zu Inventarobjekten exportieren

Zweck. Die exportierten Daten zu den Inventarobjekten können in anderen Programmen, welche das Ausgabeformat unterstützen, weiterverarbeitet werden.

Ausgabedatei. Die exportierten Daten werden in einer Datei mit der Erweiterung .csv im CSV-Format gespeichert. Das Feldtrennzeichen ist ein Semikolon und die Kodierung erfolgt nach ANSI-Norm. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme (z.B. Microsoft Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc, Google Docs) unterstützen dieses Format. Zahlen werden auf maximal 6 Nachkommastellen gerundet ausgegeben. Als Dezimaltrennzeichen wird das unter Windows "Region und Sprache" vorgegebene verwendet; Änderungen dort werden erst nach einem Neustart der Inventarverwaltung wirksam.

Anzahl Inventarobjekte. Es werden alle Inventarobjekte berücksichtigt mit folgenden Ausnahmen:

• Wenn die Inventarobjekte gefiltert angezeigt werden, dann werden nur solche berücksichtigt, die auch die Filterbedingung erfüllen.

• Sie haben vorgegeben, dass nur Inventarobjekte einer bestimmten Kategorie exportiert werden sollen oder Inventarobjekte mit Datumswerten innerhalb eines Zeitraums. Bei einem bereits gesetzten Filter werden die Auswahlkriterien dadurch verschärft.

• Löschmarkierte Einträge werden nie berücksichtigt.

• Deaktivierte Einträge werden nur berücksichtigt, wenn sie auch angezeigt werden (Vorgabe im Menü ).

Dialogfeld. Über das Menü DATEI | EXPORTIEREN öffnen Sie folgendes Dialogfeld:

Abbildung: Dialogfeld für den Export von Daten zu Inventarobjekten

Art. Sie können außer Daten zu Inventarobjekten auch solche zu Vorgängen exportieren.

Kategorie. Mit Übersicht geben Sie vor, dass alle Inventarobjekte berücksichtigt werden sollen, die im Hauptfenster auf der linken Seite angezeigt werden. Wenn Sie das Dropdown-Listenfeld aufklappen, erhalten Sie die Kategorien angezeigt und können vorgeben, dass nur Inventarobjekte einer bestimmten Kategorie exportiert werden. Nach Auswahl einer Kategorie werden die Vorgaben für die Eigenschaften angepasst.

Abbildung: Auswahl einer Kategorie für Inventarobjekte

Zeitraum. Enthält die Übersicht oder ausgewählte Kategorie Datumsangaben, können Sie in diesem Dropdown-Listenfeld eine solche Eigenschaft auswählen und dafür einen Zeitraum vorgeben. Wenn Sie in einem der Kontrollkästchen das Häkchen entfernen, dann wird dieses Datum bei der Eingrenzung nicht berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie vorgeben, dass alle Inventarobjekte ab oder bis zu einem Datum berücksichtigt werden sollen.

Beachten Sie, dass ein Feld auch als Datum definiert sein muss (mit Tag, Monat und Jahr), um in diesem Dropdown-Listenfeld zu erscheinen. Wenn z.B. für das Erscheinungsjahr eines Buches lediglich eine Zahl vorgesehen ist, dann können Sie den Zeitraum hier nicht vorgeben. Filtern Sie zu diesem Zweck die Inventarobjekte zuerst nach dem Erscheinungsjahr und lassen Sie dann hier den Zeitraum offen.

Datei. Der Name der Datei, welche die zu exportierenden Daten enthalten soll. Es wird bereits ein Name vorgegeben, bestehend aus dem Wort Export, dem aktuellen Datum und der Uhrzeit sowie der Erweiterung csv. Sie können ihn abändern. Wenn Sie aber eine andere Erweiterung als csv vorgeben, wird die Datei von dem Programm, mit dem Daten importiert werden sollen, evtl. nicht richtig eingelesen.

Wenn Sie die Schaltfläche Durchsuchen anklicken, wird das Dialogfeld Speichern unter von Windows geöffnet. Damit können Sie den vorgegebenen Ordner ändern oder eine bestehende Datei angeben, die überschrieben werden soll.

Eigenschaften. Hier geben Sie vor, welche Daten zu einem Inventarobjekt exportiert werden sollen. Wenn Sie im Dropdown-Listenfeld Übersicht vorgegeben haben, sind dies die Eigenschaften, wie sie im Hauptfenster in der Liste auf der linken Seite erscheinen. Haben Sie dagegen eine Kategorie vorgegeben, sind es mehr Daten:

• Eigenschaften, wie sie im Hauptfenster auf der gleichnamigen Registerkarte erscheinen.
• Rollen (z.B. Hersteller oder Kundendienst) für die zugeordneten Kontakte.
• Zugeordnete Standorte.
• Notiz zu diesem Inventarobjekt als unformatierter Text und ohne Abbildungen.

Mittels der Kontrollkästchen auf der linken Seite geben Sie vor, welche dieser Daten exportiert werden sollen. Standardmäßig sind alle Kontrollkästchen markiert bis auf das letzte zur Ausgabe der Notiz.

Für Rollen werden in der Ausgabedatei eigene Felder (beim Import in einer Tabellenkalkulation dann Spalten) erzeugt. Wenn es zu einem Inventarobjekt mehrere Kontakte zu einer Rolle oder mehrere Standorte gibt, dann werden diese in einem Feld durch ein Komma getrennt ausgegeben.

Auch Historie berücksichtigen. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen nicht markiert und es werden nur Kontakte und Standorte zu einem Inventarobjekt exportiert, die (noch) aktuell sind - das heißt, ein Gültig-Bis-Datum ist entweder nicht eingetragen oder es ist ein aktuelles oder zukünftiges Datum. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn alle Kontakte und Standorte berücksichtigt werden sollen.

Exportieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um den Export zu starten. Sie erhalten eine Fortschrittsanzeige, die auch den Abbruch eines laufenden Exports ermöglicht.

Import als Tabelle. Um die erzeugte CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu importieren, reicht es bei einem installierten Microsoft-Office Paket normalerweise aus, diese einfach im Windows-Explorer anzuklicken, um sie mit Microsoft Excel zu öffnen.

Ist der Dateityp mit OpenOffice oder LibreOffice verknüpft, erhalten Sie ein Dialogfeld:

Abbildung: Importieren der CSV-Datei mit LibreOffice

Die Vorgaben sind in Ordnung; klicken Sie auf OK, um sie zu übernehmen.

In Google Docs erstellen Sie zuerst eine leere Tabelle und wählen dann DATEI | IMPORTIEREN. Im daraufhin erscheinenden Dialogfeld laden Sie die von der Inventarverwaltung erzeugte CSV-Datei hoch, danach erhalten Sie ein erweitertes Dialogfeld. Bevor Sie auf die Schaltfläche Importieren klicken, geben Sie links unten als benutzerdefiniertes Trennzeichen das Semikolon vor.

Abbildung: Importieren der CSV-Datei mit Google Docs