Datenfelder anpassen

Zweck. Die Inventarverwaltung gibt für die Inventarobjekte eine Reihe von Eigenschaften vor. Diese werden dann im Hauptfenster links in der Übersicht aufgelistet sowie rechts je nach Kategorie angezeigt. Sie können bestimmen, welche Felder für die Übersicht sowie für jede einzelne Kategorie relevant sind sowie deren Bezeichnungen anpassen. Ändern Sie zum Beispiel für Notebooks die allgemeine Bezeichnung Größe ab in Abmessungen [B x T x H im mm]. Darüber hinaus ist es möglich, den vorgegebenen Eigenschaften eines Inventarobjekts weitere hinzuzufügen.

Aufruf. Um das Dialogfeld Felder anpassen zu öffnen, rufen Sie den Befehl EXTRAS | FELDER ANPASSEN im Menü auf.

Abbildung: Dialogfeld zum Anpassen der in der Übersicht anzuzeigenden Felder

Kategorie. Im Dropdown-Listenfeld Kategorie geben Sie an, für welche Kategorie die darunter aufgelisteten Felder angepasst werden sollen. Sie können hier aber auch Übersicht auswählen, um die links im Hauptfenster erscheinende Übersicht der Inventarobjekte anzupassen.

Neue Kategorie. Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie rechts oben auf das Symbol   . Sie erhalten dann folgendes Dialogfeld:

Abbildung: Dialogfeld zum Hinzufügen einer neuen Kategorie

Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie und ggf. eine Beschreibung ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Es werden Ihnen dann alle Standardfelder für die neue Kategorie angezeigt.

Vorlage für neue Kategorie verwenden. Öffnen Sie hierzu im Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen die Dropdown-Liste für Vorlagen. Hier werden alle bereits angelegten Kategorien aufgelistet. Wählen Sie diejenige aus, welche die meisten Übereinstimmungen mit der neu anzulegenden hat. Deren Eigenschaften werden dann in die neu anzulegende übernommen und können dort auch noch angepasst werden.

Abbildung: Auswahl einer Vorlage für eine neue Kategorie

Kategorie löschen. Um die gerade angezeigte Kategorie zum Löschen zu markieren, klicken Sie im Dialogfeld Felder anpassen rechts oben auf das Symbol   . Nach erfolgter Löschmarkierung wird ggf. gleich die nächste Kategorie angezeigt, mit der sie genauso verfahren können.

In folgenden Fällen ist kein Löschen möglich:

• Es gibt noch ein Inventarobjekt für diese Kategorie.

• Die Übersicht kann nicht gelöscht werden.

Kategorien können nicht nur hier, sondern auch im Fenster Stammdaten verwalten zum Löschen markiert werden. Dort lässt sich eine solche Markierung auch wieder zurücknehmen. Details hierzu erhalten Sie unter Kategorien.

Anzeigen. Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieses Feld später in der Übersicht bzw. unter den Eigenschaften eines Inventarobjekts erscheinen soll. Wenn Sie eine Markierung entfernen, wird das Feld zwar nicht mehr angezeigt, aber die Eingaben, die dort bisher für Inventarobjekte gemacht worden sind, bleiben erhalten. Einige Felder müssen angezeigt werden und die Inventarverwaltung gibt hier gegebenenfalls eine Fehlermeldung aus.

Nur anzuzeigende Felder auflisten. Es werden nur die Felder aufgelistet, bei denen das Kontrollkästchen in der Spalte Anzeigen abgehakt ist. Entfernen Sie gegebenenfalls die Markierung unter Nur anzuzeigende Felder auflisten, wenn Sie neue Felder hinzufügen wollen.

Typ. Hier sehen Sie, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Dies ist nur zur Informationen; der Datentyp lässt sich nicht ändern. Von ihm hängt es ab:

• Welche Eingaben möglich sind.

• Wie Eingaben erfolgen können. Beispielsweise steht in einem Datumfeld ein Kalender zur Verfügung.

• Ob in einem Bericht Berechnungen möglich sind (Summenbildung).

• Ob in einem Filter Bereiche angegeben werden können (zum Beispiel Zeiträume).

Alt., Bezeichnung. Hier wird angegeben, wie dieses Feld in der Übersicht oder für die angegebene Kategorie bezeichnet wird. Die Bezeichnung lässt sich ändern. Dann erscheint hier der neue Name, dahinter in Klammern der alte. Außerdem erscheint ein x in der Spalte Alt. (Alternative Bezeichnung).

Nachschlagefelder sind hier Listen- oder Dropdown-Listenfelder, in denen Sie einen Wert auswählen können, der an anderer Stelle in der Datenbank vorgegeben worden ist. Es handelt sich dabei also nicht um einen allgemeinen Wert wie etwa ein Datum, das Sie in einem Kalender auswählen. Zu einem Inventarobjekt gibt es die Nachschlagefelder für Kategorie, System, Kostenstelle, Abteilung, Zustand und Objektstatus. Auch hier können Sie angeben, ob diese Felder angezeigt und wie sie bezeichnet werden, aber die dafür zur Auswahl stehenden Werte sind über alle Kategorien hinweg gleich. Weitere Informationen zu diesen Feldern erhalten Sie im Abschnitt Optionale Nachschlagefelder des Kapitels über die Inventarobjekte und im Kapitel Weitere Stammdaten.

Reihenfolge ändern. Um die Reihenfolge zu ändern, in der ein Feld später angezeigt wird, markieren Sie es und klicken Sie auf    bzw.   . Unter den Eigenschaften eines Inventarobjekts ist das erste Feld für die Kategorie und das zweite für die Objektnummer reserviert. Dagegen darf in der Übersicht die Reihenfolge beliebig sein.

Zusätzliche Eigenschaften. Kommt keine der vorgegebenen Eigenschaften in Frage und lassen sich deren Bezeichnungen auch nicht modifizieren, dann können Sie für eine Kategorie noch zusätzliche Eigenschaften definieren. Hier haben Sie zur Verfügung:

Die Einträge für die zusätzlichen Eigenschaften finden Sie am Ende der Liste. Bei einem solchen Eintrag erscheint ein x in der Spalte Zus.

Abbildung: Tabelle zum Anpassen der Felder für Notebooks

Falscher Datentyp. Manchmal gibt es zwar eine allgemeine Eigenschaft, aber der Datentyp passt nicht. Angenommen, für die Kategorie Möbel soll auch nach Abmessungen gefiltert werden: Dann eignet sich das Feld Größe nicht, denn es ist vom Typ Beliebige Zeichen und Operatoren wie "größer" oder "kleiner" lassen sich nicht wie gewünscht anwenden. Hier bietet es sich an, dieses Feld nicht anzuzeigen und stattdessen drei zusätzliche Felder Höhe, Breite und Tiefe zu definieren, jeweils vom Typ Zahl mit NK-Stellen.

Pflichtfeld. Für Eigenschaften einer Kategorie können Sie angeben, ob eine Eingabe in einem solchen Feld unbedingt erforderlich ist oder nicht. Davon ausgenommen sind die Felder für Kategorie, Objektnummer und Beschreibung: Hier ist immer eine Eingabe erforderlich und das Programm gibt eine Fehlermeldung aus, wenn Sie das Häkchen entfernen. Umgekehrt bei einem Ja-/Nein-Feld: Da es nur zwei Zustände gibt, kann es nicht zum Pflichtfeld werden.

Bei einem numerischen Datentyp ist die Eingabe einer Null in einem Pflichtfeld zulässig.

Die Prüfung auf eine fehlende Eingabe in einem Pflichtfeld erfolgt nicht rückwirkend für bereits vorhandene Inventarobjekte, sondern erst bei neu eingegebenen oder geänderten.

Nachträgliche Änderungen. Sie können Bezeichnungen auch noch nachträglich ändern und dies wirkt sich sofort auf die Anzeige aus. Ein einzelnes Inventarobjekt lässt sich auch noch nachträglich einer anderen Kategorie zuordnen.

Alle Eigenschaften. Die folgende Tabelle enthält alle im Programm angezeigten Eigenschaften zu einem Inventarobjekt mit den Bezeichnungen vor evtl. Anpassungen (Standardbezeichnungen) auf Deutsch, den in der Datenbank verwendeten Feldnamen, Datentypen und maximal zulässigen Zeichen.

Interne Feldnamen. Innerhalb der Datenbank werden in der Tabelle zur Speicherung der Inventarobjekte ausschließlich die internen Feldnamen verwendet, nicht die angepassten Bezeichnungen. Angaben über Pflichtfelder haben keinen Einfluss auf diese Tabelle. Alle Informationen zur Anpassung werden in einer separaten Tabelle innerhalb derselben Datenbank gespeichert.

Bearbeitungsmodus. Um Felder anzupassen, muss sich die Inventarverwaltung im Bearbeitungsmodus befinden.

Administratorrechte. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um Felder anzupassen. Andernfalls erscheint der Befehl erst gar nicht im Menü.