Einstellungen für die Neueingabe

Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet die Registerkarte Neueingabe folgende Optionen:

Abbildung: Registerkarte "Neueingabe" im Dialogfeld für die Einstellungen

Bedeutung der Nummer. Jedes Inventarobjekt, jeder Vorgang, Kontakt oder Standort benötigt eine eindeutige Nummer. Diese von der Inventarverwaltung angezeigte Nummer dient der externen Identifikation und darf bei einem Inventarobjekt 15, ansonsten nur 12 Ziffern, aber auch Buchstaben und Sonderzeichen beinhalten. Die Datenbank verwendet intern andere Nummern. Das hat den Vorteil, dass die externen Nummern jederzeit geändert werden können, ohne dass dabei die Relationen zwischen den Tabelleneinträgen verloren gingen.

Neue laufende Nummer für... Um bei einer Neueingabe eine laufende Nummer automatisch zu vergeben und/oder deren Bereich zu prüfen, markieren Sie links, wofür dies geschehen soll: Inventarobjekt, Vorgang, Stammdaten zu einem Kontakt oder Standort. Alle Felder rechts von der Liste im Kasten Neue laufende Nummer beziehen sich darauf.

Automatisch vergeben. Sie können eine Nummer von Hand eingeben oder mit einem Barcode-Scanner erfassen. Das ist praktisch, um ein bereits vorhandenes Nummernsystem zu übernehmen. Soll jedoch die Inventarverwaltung die Nummer automatisch vergeben, markieren Sie das dafür vorgesehene Kontrollkästchen. Es wird dann jedes Mal die höchste bereits vergebene Nummer ermittelt und um den hier vorgegebenen Wert erhöht. Ist die so ermittelte Nummer kleiner als 100.000, wird sie bis auf insgesamt 6 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt. Dies ermöglicht eine einfachere Sortierung im Bereich von 000001 bis 999999. Die höchste automatisch vergebbare Nummer ist 999999999 (9 Stellen). Löschmarkierte Einträge werden bei der Ermittlung der höchsten bereits vergebenen Nummer mit berücksichtigt.

Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Daten erfassen und die für den neuen Eintrag angezeigte Nummer ist beim Speichern bereits vergeben, erhält der "langsamere" Benutzer eine Meldung und kann unter einer höheren Nummer abspeichern.

Abbildung: Abfrage, wenn eine neue Nummer zwischenzeitlich schon vergeben worden ist

Bereich prüfen. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Nummernkreis anzugeben, innerhalb dem sich eine neue Nummer befinden muss. Dies gilt sowohl für eine automatisch vergebene als auch für eine von Hand eingegebene oder per Barcode-Scanner erfasste. Die Prüfung erfolgt aber nur bei der Erfassung neuer Einträge. Bestehende Einträge werden nicht geprüft, auch wenn dort die Nummer nachträglich geändert wird. Von und Bis sind die erste bzw. letzte gültige laufende Nummer im Nummernkreis. Es können hier Nummern von 1 bis 999999999 (9 Stellen) eingegeben werden.

Gilt für alle Benutzer. Die Einstellungen für eine neue laufende Nummer gelten für alle Benutzer, die auf die Datenbank mit diesem Programm zugreifen. Wenn das Programm den Microsoft SQL-Server verwendet, benötigen Sie Administratorrechte für die Datenbank, um diese Einstellungen zu ändern.

Fortlaufende Neueingabe. Normalerweise wird der Neueingabe-Modus beendet, nachdem Sie einen neuen Eintrag hinzugefügt haben. Sie müssen dann zum Beispiel die Tasten Strg + N drücken für einen weiteren Eintrag. Bei der fortlaufenden Neueingabe hingegen wird, nachdem Sie im letzten Feld die Eingabetaste Eingabe gedrückt haben, gleich Platz für einen weiteren neuen Eintrag bereitgestellt. Am Ende brechen Sie dann die Neueingabe mit der Taste Esc ab. Die fortlaufende Neueingabe ist praktisch, wenn Sie öfters mehrere Einträge hintereinander hinzufügen wollen. Die Markierung in dem Kontrollkästchen gilt dabei für alle Einträge, egal ob Inventarobjekte, Vorgänge, Kontakte oder Standorte.