Deaktivierte Einträge

Zweck. Die Anzeige und Bearbeitung deaktivierter Einträge kann unterdrückt werden. Dadurch wird die Übersichtlichkeit erhöht und das Risiko von Fehleingaben vermindert.

Warum nicht löschen? Es gibt folgende Gründe, einen Eintrag zu deaktivieren anstatt ihn zu löschen:

  • Ein Stammdatum ist nicht mehr gültig, aber die Einträge, die sich darauf beziehen, sollen erhalten bleiben. Beispiel: Ein Standort entfällt, aber es soll weiterhin nachvollziehbar sein, wo sich ein Inventarobjekt früher einmal befunden hat.

  • Ausgemusterte Inventarobjekte sollen nur noch bei Bedarf angezeigt werden.

  • Die Verwendung eines Eintrags soll nur vorübergehend eingeschränkt werden.

Beispiel. In diesem Beispiel sind das ausgewählte Inventarobjekt sowie die darin enthaltenen Vorgänge deaktiviert:

Abbildung: Beispiel für ein deaktiviertes Inventarobjekt mit Vorgängen
Abbildung: Beispiel für ein deaktiviertes Inventarobjekt mit Vorgängen

Erkennung. Dies ist am    in der ersten Spalte zu erkennen. Außerdem erscheint der Hinweis DEAKT rechts unten in der Statuszeile.

Keine Bearbeitung möglich. Die Daten zu einem deaktivierten Eintrag lassen sich, auch im Bearbeitungsmodus, nicht mehr ändern.

Ein-/Ausblenden. Mit dem Befehl blenden Sie deaktivierte Einträge ein bzw. aus. Das Ausblenden erfolgt aber immer erst nach einem Neuanzeigen der Daten, sodass gerade deaktivierte Einträge immer sichtbar sind. Die Einstellung zur Ansicht deaktivierter Einträge wird in der Datenbank abgespeichert und ist auch nach einem Neustart der Inventarverwaltung noch gültig.

Unabhängig von dieser Einstellung gilt jedoch:

  • Bei einer Neueingabe kann auf einen deaktivierten Eintrag nicht mehr Bezug genommen werden. Wenn Sie zum Beispiel eine Abteilung deaktivieren, dann wird diese bei der Erfassung eines neuen Inventarobjekts im Nachschlagefeld nicht mehr aufgelistet. Dagegen wird sie für ein bereits erfasstes Inventarobjekt weiterhin angezeigt und sie erscheint auch im Nachschlagefeld zum Ändern der Abteilung.

  • Bei den Kontakte-Stammdaten kann nicht nach deaktivierten Rollen gefiltert werden.

  • Im Dialogfeld zum Anpassen der Felder kann keine deaktivierte Kategorie ausgewählt werden.

Löschmarkierung hat Vorrang. Ein zum Löschen markierter Eintrag kann nicht deaktiviert werden. Umgekehrt jedoch lässt sich ein deaktivierter Eintrag löschmarkieren. Das Symbol    wird dann durch ein    überlagert. Nach Rücknahme einer Löschmarkierung gilt der Eintrag wieder als deaktiviert.

Verschachtelte Einträge. Wenn ein Eintrag andere beinhaltet, dann werden mit ihm auch diese deaktiviert (ausgenommen löschmarkierte). Wenn Sie zum Beispiel ein Inventarobjekt deaktivieren, das Vorgänge enthält, dann deaktivieren Sie auch die Vorgänge hierzu. Beachten Sie, dass im Hauptfenster in den Tabellen für Kontakte und Standorte nur Zuordnungen zwischen diesen und einem Inventarobjekt angezeigt werden - z.B. wo sich ein Inventarobjekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums befand. Einen Kontakt oder Standort selbst deaktivieren Sie dagegen im Fenster zur Bearbeitung der Stammdaten.

Rücknahme. Die Deaktivierung eines Eintrags kann grundsätzlich auch wieder zurückgenommen werden. Wenn ein deaktivierter Eintrag andere beinhaltet, dann gilt:

  • Die Deaktivierung für einzelne untergeordnete Einträge kann nicht zurückgenommen werden, denn ein deaktivierter Eintrag kann keine aktiven enthalten.

  • Untergeordnete Einträge, die schon vorher deaktiviert waren, bleiben deaktiviert. Beispiel: Inventarobjekt I1 hat die Vorgänge V1 und V2. V2 ist bereits deaktiviert. Nach Deaktivierung von I1 wird automatisch auch V1 deaktiviert. Nach Rücknahme der Deaktivierung für I1 wird diese auch für V1 zurückgenommen; die Deaktivierung von V2 bleibt aber bestehen.

Weitere Informationen zur Deaktivierung finden Sie unter Eintrag in Tabelle (de)aktivieren.