Datentypen

Aufzählung. Die Daten in den Feldern einer Tabelle können von unterschiedlichem Typ sein. Es gibt Felder für:

• Beliebige Zeichen
• Ganzzahlen
• Zahlen mit NK-Stellen
• Währungsbeträge
• Datumsangaben
• Ja/Nein-Angaben
• Verweise (Hyperlinks)
• Daten zum Nachschlagen (Nachschlagefelder)

Beliebige Zeichen. Es sind Buchstaben, Sonderzeichen und Ziffern zugelassen. Ebenso Leerzeichen zwischen diesen; solche am Beginn oder Ende werden automatisch wieder entfernt.

Zahlen. Es sind nur Zahlen zugelassen: Ziffern, ein Minuszeichen sowie evtl. ein Komma. Zahlenfelder werden in der Regel nur verwendet, wenn besondere Formatierungen erwünscht sind wie Tausender-Trennzeichen und evtl. Nachkommastellen oder wenn damit Berechnungen oder numerische Vergleiche durchgeführt werden sollen. Das Programm unterscheidet zwischen folgenden Zahlenfeldern:

• Ganzzahlen dürfen keine Nachkommastellen enthalten.

• Zahlen mit Nachkommastellen dürfen - müssen aber nicht - Nachkommastellen enthalten.

• Währungsbeträge sind ein Sonderfall der Zahlen mit Nachkommastellen. Sie werden mit 2 Stellen hinter dem Komma angezeigt.

Zahlen mit Nachkommastellen - auch Währungsbeträge - werden intern als Gleitkommazahlen mit einer dezimalen Genauigkeit von 15 Stellen gespeichert (Datentyp double bzw. float(53) in der Datenbank). Die Anzahl der editierbaren und angezeigten Nachkommastellen ist niedriger; der gespeicherte Wert wird dann gerundet.

Datumsangaben. Nach Aktivieren des Feldes erscheint ein Kalender zur Auswahl eines Datums:

Abbildung: Kalender zur Eingabe eines Datums

Datum auswählen. Durch Anklicken der Dreiecke links und rechts vom angegebenen Monat rufen Sie den Kalender für den davor liegenden bzw. nächsten Monat auf. Durch Anklicken eines bestimmten Tages oder eine der Schaltflächen übernehmen Sie das Datum ins dafür vorgesehene Feld bzw. löschen den Eintrag.

Kalender schließen. Natürlich lässt sich der Kalender auch wieder schließen, ohne das Datum zu verändern. Klicken Sie dazu einfach ins zu bearbeitende Feld oder drücken Sie die Taste Esc. Um den Kalender wieder zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil auf der rechten Seite oder drücken Sie die Tasten Alt + ↓.

Datum über Tastatur eingeben. Ein Datum kann auch ohne Kalender direkt über die Tastatur eingegeben werden.

Ja-/Nein-Felder. Diese werden als Kontrollkästchen dargestellt, das entweder markiert ist - das heißt, es erscheint "abgehakt" - oder nicht.

Abbildung: Beispiele für Ja-/Nein-Felder

Hyperlink-Felder Solche Felder beinhalten E-Mail-Adressen oder Verweise auf Webseiten. Nach einem Doppelklick auf den URL (Uniform Resource Locator) einer Webseite wird diese mit dem im Betriebssystem als Standard eingestellten Web-Browser aufgerufen. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse doppelklicken, wird das E-Mail-Programm geöffnet, welches im Betriebssystem dem URI (Uniform Resource Identifier) "mailto" zugewiesen ist. Sie erhalten ein E-Mail-Formular, in dem diese Adresse als Empfänger eingetragen ist.

Nachschlagefelder sind Auswahllisten- oder Dropdown-Listenfelder, in denen Sie Einträge auswählen können, die anderswo in der Datenbank definiert worden sind, zum Beispiel unter den weiteren Stammdaten. Dort wurden Erhaltungszustände für Inventarobjekte vorgegeben, die dann in der Liste eines Nachschlagefeldes angezeigt werden:

Abbildung: Beispiel für ein Nachschlagefeld (mit geöffneter Liste)

Öffnen der Liste. Die Liste wird geöffnet bei Aktivierung des Feldes mit der Maus, Anklicken der Schaltfläche mit dem Dreieck auf der rechten Seite des Nachschlagefelds oder Drücken der Tasten Alt + ↓.

Auswahl eines Eintrags. Zur Auswahl klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste oder wählen ihn mit Navigations- und abschließender Eingabetaste Eingabe aus. Um einen Eintrag in einem Nachschlagefeld (nicht in der Auswahlliste) zu löschen, wählen Sie Kein Eintrag.

Schließen der Liste. Natürlich lässt sich die Liste auch schließen, ohne den Wert im Nachschlagefeld zu verändern. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das zu bearbeitende Nachschlagefeld oder das x links unten oder drücken Sie die Taste Esc.

Größe ändern. Um die Größe eines Nachschlagefeldes zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf die geriffelt dargestellte Fläche rechts unten und ziehen Sie dann das Fenster in die gewünschte Länge oder Breite. Um die Breite der Spalten zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie in der Überschrift und ziehen Sie diese dann nach links bzw. rechts.

Suchen in Liste. In der Auswahlliste eines Nachschlagefeldes ist ein inkrementelles Suchen möglich. Geben Sie hierzu den Anfangsbuchstaben des gesuchten Eintrags ein und der erste gefundene wird daraufhin markiert. Sollten mehrere Einträge den gleichen Anfangsbuchstaben haben, geben Sie gleich danach den zweiten Buchstaben ein und so weiter. Um zum Beispiel im oben stehenden Nachschlagefeld den Zustand schnell von Einwandfrei in Unwesentliche Mängel zu ändern, öffnen Sie die Auswahlliste, tippen U und drücken dann die Eingabetaste Eingabe. Die inkrementelle Suche gilt für die Felder der Spalte, die mit dem Fernglas gekennzeichnet ist. Um eine andere Spalte für die inkrementelle Suche einzustellen, doppelklicken Sie mit der Maus auf die betreffende Überschrift.

Deaktivierte Einträge. Bei einer Neueingabe erscheinen in einem Nachschlagefeld keine deaktivierten Einträge, auch wenn diese allgemein angezeigt werden. Bei der Änderung einer bereits bestehenden Eingabe erscheinen in einem Nachschlagefeld immer die deaktivierten Einträge, auch wenn diese allgemein ausgeblendet werden.