Berichte

Definition. In einem Bericht können Sie die vom Programm verwalteten Daten ausgeben. Im Gegensatz zur normalen Darstellung haben Sie mehr Einfluss darauf, welche Daten angezeigt werden und in welcher Form. Darüber hinaus können sie ausgedruckt und abgespeichert werden. Ein abgespeicherter Bericht existiert unabhängig von der Inventarverwaltung und es wird nur noch ein Programm zum Anzeigen der Daten benötigt (zum Beispiel ein Web-Browser). Nachträgliche Änderungen in der Datenbank haben somit auch keinen Einfluss mehr auf einen Bericht.

Ausgabe. Die Inventarverwaltung gibt Berichte im HTML-Format aus und öffnet die so erzeugte Datei mit dem für das System eingestellten Web-Browser. Bei Bedarf nutzen Sie dann die Möglichkeiten, die Ihr Web-Browser bietet, etwa Ausdrucken, als E-Mail versenden oder Abspeichern. Die meisten Web-Browser erlauben das Abspeichern in verschiedenen Formaten:

  • Webseite, komplett. Es wird eine Datei mit der Erweiterung .htm oder .html erzeugt sowie gegebenenfalls ein Ordner, der die Grafiken enthält.

  • Webarchiv, einzelne Datei. Es wird eine Datei mit der Erweiterung .mht (Microsoft MHTML Document) erzeugt. Diese beinhaltet den HTML-Text und die Grafiken in einer einzigen Datei. Beachten Sie, dass nicht alle Web-Browser solche Webarchive unterstützen.

  • Webseite, nur HTML. Es wird eine Datei mit der Erweiterung .htm oder .html erzeugt ohne die Grafiken.

  • Textdatei. Es wird eine Datei mit der Erweiterung .txt erzeugt. Alle Grafiken und Formatierungen gehen dabei verloren. Hyperlinks werden zwar noch angezeigt, lassen sich aber nicht mehr durch Doppelklick aufrufen. Eine Ausgabe als reine Textdatei kommt in Frage, wenn der Bericht auch auf Systemen angezeigt werden soll, auf denen kein Programm zur Anzeige von HTML-Dateien installiert ist oder wenn die Daten nachträglich noch bearbeitet werden sollen und kein HTML-Editor zur Verfügung steht.

Abbildung: Dateitypen zum Speichern einer im Microsoft Internet Explorer 9 angezeigten Seite
Abbildung: Dateitypen zum Speichern einer im Microsoft Internet Explorer 9 angezeigten Seite

Speichern Sie einen Bericht zuerst ab, bevor Sie einen neuen erstellen. Durch den neuen Bericht könnten temporäre Dateien gelöscht werden, die der Browser zum Speichern des alten noch benötigt.

Nachträgliche Bearbeitung. Die meisten Textverarbeitungsprogramme ermöglichen das Öffnen und Bearbeiten von HTML- und Textdateien. Dort lassen sich Berichte nachträglich noch bearbeiten und im ursprünglichen oder dem Dateiformat des verwendeten Programms abspeichern.

Datenexport als Alternative. Neben der Ausgabe als Bericht besteht auch die Möglichkeit, Daten zu exportieren und dann in einem Programm, welches das CSV-Format unterstützt (z.B. alle gängigen Tabellenkalkulationen), weiterzuverarbeiten.