Auskunftsfähigkeit: Dokumentation des Bestands

Kategorien mit anpassbaren Feldern

Die für Ihr Inventar verwendeten Felder lassen sich leicht anpassen:

• Verwenden Sie die in Ihrem Betrieb gängigen Bezeichnungen.

• Definieren Sie neue Felder.

• Blenden Sie Felder aus, die nicht relevant sind.

• Ändern Sie die Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden.

• Legen Sie mehrere Kategorien an, um auch einen Bestand mit sehr verschiedenartigen Objekten zu verwalten.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in den Abschnitten Felder anpassen und Kategorien der Benutzeranleitung.

Freier Text, Grafiken und Verweise

Neben den Feldern für strukturierte Daten steht Ihnen ein Notizfeld für freien Text, Grafiken und Verweise (Hyperlinks) auf Webseiten sowie lokale Ordner und Dateien zur Verfügung. Notizen können einzeln oder zusammen mit den strukturieren Daten in einer HTML-Datei ausgegeben werden.

Hier einige Anwendungsbeispiele:

• Ergänzen Sie die strukturierten Daten durch ausführliche Beschreibungen, sodass auch ein neuer Mitarbeiter sich schnell einen Überblick über den ganzen Bestand verschaffen kann.

• Nutzen Sie die Inventarverwaltung mit ihren Such- und Filterfunktionen, um über deren Verweise schnell auf die zugehörigen Ordner und Dateien zuzugreifen.

• Stellen Sie die mit der Inventarverwaltung erzeugten Grafik- und HTML-Dateien ins Internet, um andere über bestimmte Inventar-Objekte zu informieren.

• Dokumentieren Sie Ereignisse wie durchgeführte Wartungen oder Schadensfälle in den dafür vorgesehenen Notizfeldern.

Ausführliche Informationen erhalten Sie im Kapitel Notizen der Benutzeranleitung.

Vorgänge, Kontakte und Standorte

Zu jedem Inventar-Objekt können Sie beliebig viele Vorgänge, Kontakte und Standorte erfassen. Kontakte und Standorte werden als Stammdaten verwaltet. Einem Inventar-Objekt wird zusammen mit einem Kontakt auch eine Rolle zugewiesen.

Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

• Verwalten Sie nicht nur aktuelle Kontakte und Standorte, sondern auch vergangene (Historie) und für die Zukunft geplante.

• Dokumentieren, überwachen und planen Sie besondere Ereignisse zu Inventar-Objekten.

• Die Änderung bei einem Kontakt oder Standort wirkt sich innerhalb des Programms auf alle Inventar-Objekte aus, die diese Daten verwenden. Sie müssen zum Beispiel eine Telefonnummer nur einmal ändern und nicht in jedem einzelnen Inventar-Objekt.

• Der Benutzer eines Inventar-Objekts ist nur eine von beliebig vielen frei definierbaren Rollen im Zusammenhang mit einem Kontakt. Definieren Sie weitere Rollen - etwa Lieferant, Kundendienst oder Versichererer - und dokumentieren Sie so, wer für ein Inventar-Objekt wofür zuständig ist.

Ausführliche Informationen erhalten Sie in den Kapiteln Vorgänge, Kontakte und Standorte der Benutzeranleitung.