Einstellungen für die Neueingabe

Registerkarte. Unter den Programm-Einstellungen bietet die Registerkarte Neueingabe folgende Optionen:

Abbildung: Registerkarte "Neueingabe" im Dialogfeld für die Einstellungen

Bedeutung der Nummer. Jedes Inventarobjekt, jeder Vorgang, Kontakt oder Standort benötigt eine eindeutige Nummer. Diese von der Inventarverwaltung angezeigte Nummer dient der externen Identifikation und darf bis zu 12 Ziffern, Buchstaben oder Sonderzeichen beinhalten. Die Datenbank verwendet intern andere Nummern. Das hat den Vorteil, dass die externen Nummern jederzeit geändert werden können, ohne dass dabei die Relationen zwischen den Tabelleneinträgen verloren gingen.

Neue laufende Nummer für... Um bei einer Neueingabe eine laufende Nummer automatisch zu vergeben und/oder deren Bereich zu prüfen, markieren Sie links, wofür dies geschehen soll: Inventarobjekt, Vorgang, Stammdaten zu einem Kontakt oder Standort. Alle Felder rechts von der Liste im Kasten Neue laufende Nummer beziehen sich darauf.

Automatisch vergeben. Sie können eine Nummer von Hand eingeben oder mit einem Barcode-Scanner erfassen. Das ist praktisch, um ein bereits vorhandenes Nummernsystem zu übernehmen. Soll jedoch die Inventarverwaltung die Nummer automatisch vergeben, markieren Sie das dafür vorgesehene Kontrollkästchen. Die Nummer wird dann bei jeder Neueingabe ins entsprechende Feld gesetzt und lässt sich nachträglich noch korrigieren. Hier in diesem Dialogfeld erhalten Sie die Nummer angezeigt, die bei der nächsten Neueingabe vergeben wird und können sie bei Bedarf abändern. Die Nummer wird nach ihrer Verwendung um den darunter stehenden Wert erhöht. Wenn Sie hier Nummern unter 100.000 vorgeben, werden diese bei ihrer Verwendung immer auf 6 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt. Dies ermöglicht eine einfachere Sortierung.

Bereich prüfen. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Nummernkreis anzugeben, innerhalb dem sich eine neue Nummer befinden muss. Dies gilt sowohl für eine automatisch vergebene als auch für eine von Hand eingegebene oder per Barcode-Scanner erfasste. Die Prüfung betrifft aber nur neu eingegebene Daten und nicht solche, die bereits erfasst sind. Von und Bis sind die erste bzw. letzte gültige laufende Nummer im Nummernkreis.

Fortlaufende Neueingabe. Normalerweise wird der Neueingabe-Modus beendet, nachdem Sie einen neuen Eintrag hinzugefügt haben. Sie müssen dann zum Beispiel die Tasten Strg + N drücken für einen weiteren Eintrag. Bei der fortlaufenden Neueingabe hingegen wird, nachdem Sie im letzten Feld die Eingabetaste ↵ gedrückt haben, gleich Platz für einen weiteren neuen Eintrag bereitgestellt. Am Ende brechen Sie dann die Neueingabe mit der Taste Esc ab. Die fortlaufende Neueingabe ist praktisch, wenn Sie öfters mehrere Einträge hintereinander hinzufügen wollen. Die Markierung in dem Kontrollkästchen gilt dabei für alle Einträge, egal ob Inventarobjekte, Vorgänge, Kontakte oder Standorte.