Bericht für aktuelle Ansicht erstellen

Sie können über das vom Programm verwaltete Inventar Berichte erstellen. Ein Bericht wird im HTML-Format ausgegeben, lässt sich mit einem Web-Browser anzeigen und dann in einer Datei speichern oder ausdrucken.

Zweck. In diesem Bericht werden die Daten ausgegeben, die auch aktuell am Bildschirm angezeigt werden. Dies hängt also ab von:

• Aktivierter Registerkarte im Hauptfenster: Eigenschaften eines Inventarobjekts, Vorgänge, objektbezogene Kontakte oder Standorte. Auch die Registerkarten im Dialogfeld Stammdaten verwalten werden berücksichtigt, um Berichte über die Stammdaten zu Kontakten und Standorten zu erstellen.

• Gesetztem Filter für Inventarobjekte.

• Markierten Einträgen und eingestellter Sortierung in Tabellen.

Aufruf. Um einen Bericht für die aktuelle Ansicht zu erstellen, klicken Sie auf für Bericht erstellen auf der Symbolleiste bzw. rechts oben im Dialogfeld Stammdaten verwalten. Für einen Bericht der im Hauptfenster angezeigten Daten können Sie auch den Befehl BERICHTE | AKTUELLE ANSICHT im Menü aufrufen.

Daraufhin wird das Dialogfeld Bericht für aktuelle Ansicht erstellen angezeigt:

Abbildung: Dialogfeld zum Erstellen eines Berichts für die aktuelle Ansicht

Titel. Es wird ein Titel vorgeschlagen. Sie können ihn so übernehmen oder abändern. Der Titel darf auch mehrzeilig sein. Verwenden Sie in diesem Fall die Tasten Strg + ↵, um eine neue Zeile zu beginnen.

Gitternetzlinien. Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, um in einer Tabelle die Zellen mit Begrenzungslinien auszugeben.

Summen berechnen. Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, um für Spalten mit numerischen Feldern Summen zu berechnen. Es ist nur beim Bericht für Vorgänge aktiviert und und es müssen mehrere markiert sein. Dort werden Summen für Kosten, Erlöse und Anzahlen gebildet. Während dies für Kosten und Erlöse immer möglich ist (einheitliche Währung vorausgesetzt), macht es für die Anzahl normalerweise nur dann einen Sinn, wenn Einträge ein und derselben Vorgangsart für die Ausgabe in einem Bericht markiert sind. Das wäre beispielsweise bei der Vorgangsart Ausfälle [Tage] die Summe der Ausfalltage.

Vermerk bei fehlenden Einträgen. Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen an, um in dem Bericht einen Vermerk auszugeben, wenn an einer Stelle keine Daten vorhanden sind. Wenn Sie zum Beispiel einen allgemeinen Bericht zu einem Inventarobjekt erstellen und es gibt keine Vorgänge dazu, dann wird trotzdem ein Abschnitt für Vorgänge ausgegeben mit dem Vermerk Keine Einträge. Kreuzen Sie dieses Kontrollkästchen dagegen nicht an, dann wird der ganze Abschnitt für Vorgänge erst gar nicht angezeigt. Unabhängig von der Einstellung hier erscheint der Vermerk jedoch nicht bei einer fehlenden Notiz, wenn Sie angegeben haben, dass Notizen immer am Anfang ausgegeben werden sollen.

Notizen ausgeben. Geben Sie hier an, ob Sie die Notizen mit ausgeben wollen. Sie können dabei vorgeben, ob sie gleich am Anfang erscheinen sollen oder erst nach Ausgabe der strukturierten Daten. Die Ausgabe am Ende bietet sich an in den Tabellen für Vorgänge, Kontakte oder Standorte oder wenn die Notiz nur eine untergeordnete Bedeutung hat. Wenn Sie Notizen am Anfang ausgeben, erscheint keine Abschnittsüberschrift Notiz und es erscheint auch kein Vermerk, wenn eine Notiz fehlt.

Eigenschaften eines Inventarobjekts. Wenn Sie im Hauptfenster die Registerkarte Eigenschaften aktivieren, wird ein umfangreicher Bericht ausgegeben, der nicht nur die hier angezeigten Eigenschaften enthält, sondern auch Vorgänge sowie objektbezogene Kontakte und Standorte. Für diese drei gelten jedoch folgende Besonderheiten:

• Es werden nur die offenen Vorgänge, Kontakte oder Standorte ausgegeben - das heißt nur solche, für die entweder kein Gültig-Bis-Datum eingetragen ist oder dieses in der Zukunft liegt.

• Für Vorgänge, Kontakte und Standorte werden keine Notizen ausgegeben; die Einstellung im Dialogfeld bezieht sich nur auf die Notizen zum Inventarobjekt selbst.

• Für die Vorgänge werden keine Summen gebildet.

Um dagegen Daten über Vorgänge, Kontakte oder Standorte detaillierter auszugeben, aktivieren Sie vorher die jeweilige Registerkarte.

Bericht über Stammdaten. Es sind auch Berichte über die Stammdaten für Kontakte und Standorte möglich. Öffnen Sie hierzu das Dialogfeld Stammdaten verwalten, markieren Sie die auszugebenden Einträge und klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Bericht erstellen.

Anzeigen. Um den Bericht mit diesen Vorgaben zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen. Das Ergebnis wird in dem für das System als Standard eingestellten Web-Browser angezeigt.

Löschmarkierungen. Löschmarkierte Einträge werden in einem Bericht nie berücksichtigt, auch wenn sie am Bildschirm angezeigt werden.

Hilfe. Für die Online-Hilfe drücken Sie die Taste F1 oder klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe. Es wird dann der Web-Browser geöffnet und der auf dem Server gespeicherte aktuelle Hilfetext angezeigt.